Классическая тикет-система чем не устраивает? Тиражные обычно гибко настраиваются.
Или CRM. Например AmoCRM как раз неплохо под это подойдет. Они её позиционируют, как CRM для небольших команд продажников.
Если требования не адские, можно и свою навелосипедить.