По ходу дела разберёшься. Больше записывай. Желательно схематично. Что сделали, что необходимо сделать. Какие зависимости. И т.д.
Всё должно быть перед глазами.
Не обязательно с помощью софта. Начни с обычного блокнота и ручки. Со временем будет подбираться софт. Всё очень индивидуально.
Есть холодные и горячие данные.
Для горячих используют более быстрое и дорогое хранилище, для холодных наоборот. https://cloud.yandex.ru/prices Object Storage