У нас своя CRM система на базе WordPress
https://github.com/systemo-biz/casepress
Там эта логика строится на основе двух механик:
1. Есть база объектов разбитая по рубрикам. Скажем сайты, фтп доступы, веб приложения, личные кабинеты и все что обычно используется нами в работе. У каждого объекта есть история изменений, конфигурация и т д
2. Есть процедура запроса доступов. Когда один специалист может запросить доступ. Потом реестр доступа хранится. И когда специалист увольняется, доступы по списку удаляются.