1. Любая программа для хранения паролей (например,
KeePass или любая другая похожая). Их суть сведется к шифрованию файла БД симметричным алгоритмом.
2. Хранение этого самого файла где-нибудь: Dropbox, Яндекс.Диск, etc.
В итоге каждый сотрудник, имея эту программку, доступ до файла, получает доступ к паролям откуда удобно. Схема относительно безопасная на мой взгляд, но возможны чисто организационные утечки паролей.
Я несколько лет использую для себя KeePass + Dropbox (а бэкап БД можно делать на другом Dropbox-аккаунте), полет нормальный. Имею доступ к паролям с телефона/ноутбука/etc, помня при этом только 2 сложных пароля: до Dropbox и к файлу БД. Там же я и пароли генерирую, например.
Также никогда, ни в коем случае нельзя доверять к любым сервисам, которые заставляют пароли передавать/хранить у них (в незашифрованном виде).