Вообще нулевое правило: учётные записи никогда не удалять, только блокировать — мало ли, что было завязано на учётку и что мы безвозвратно потеряем при удалении.
Например, система заявок, в которой хранится вся история заявок — удалили какую-нибудь учётку, и база становится несогласованной. Перекидывать заявки удаляемой записи «на НЛО» — семантически это бред, а самое главное — никакого преимущества по сравнению с «просто оставить запись».
Так что — заблокировать учётку и повесить алиас с него на какого-то другого сотрудника, который теперь будет обслуживать входящую на тот адрес почту. Ну и сделать ему права на работу с тем ящиком — IMAP вообще-то прекрасно это позволяет. Он сам там разберёт почту.
А служебные адреса (ну, там, manager, office и т. п.) и так должны быть алиасами на реальных людей. Так что при необходимости можно сделать менеджером или секретарём кого угодно, поменяв назначение алиаса в почтовой системе.
