Судьба электронный адресов (Email) при увольнении работника (или приходе другого на позицию)?

Question

[kruft]

Доброго времени суток, Хабравчане!


Взволновало следующее: как обычно делается, если есть у работников мыла вида и.фамилия@ или любые другие, привязанные к конкретному человеку и, допустим, кто-то увольняется — как поступают с этим адресом?


терять приходящую на неактивный ящик почту не комильфо я считаю :)

Answer 1

[Максим Дьяченко]

Если почтовый архив хранится на собственных серверах, то логично переписку сохранить. Место сейчас недорого, а иногда письмо пятилетней давности может окупить все сервера вместе взятые. Ну заархивировать почту отключенного пользователя, ну индексы убрать, но удалять — не лучший выбор.

Что касается приема на него почты, то ИМХО лучше делать автоответчик который будет сообщать, что сотрудник больше не работает, вместо него работает такой-то, с таким-то мылом.

Answer 2

[Дмитрий]

Сотрудник уволился:
1. Звонок его руководителю( надо ли делать переадресацию\подключать его ящик кому-то)
2. Если п.1 положительный, то ящик просто архивируется( MS Exchange 2010 ) и подключается кому надо. С переадресацией еще проще.
3. Если п.2 отрицательный, ящик просто архивируется(часто бывает что даже через 3 месяца хотят почитать почту или найти какой-то документ). В эксчендже отключается. У нас загробная жизнь отключенных ящиков — 30 дней, потом удаляются.
з.ы. компания 800+ человек.

Answer 3

[charon]

по-хорошему ящик надо удалять. Что значит не комильфо? Это рабочий ящик, рабочего нет — нет ящика. Предполагается, что перед увольнением сотрудник передаст все контакты замещающему его человеку и тот найдёт способ известить всех нужных людей о том, что теперь адрес надо поменять.
Могу вас заверить, что большинство уволившихся сотрудников никогда не заходят в свой бывший ящик, даже если он работает и пароль не изменился. Поэтому информация там просто лежит и плесневеет.

Comments

[kruft]

разумеется, уволившемуся доступ до всего корпоративного блокируется (впн-доступ к корп.сеть, почта, сертификаты к wifi и тп). т.е. работник бывший точно уже никуда не зайдет.

Вопрос именно в том, имеет ли смысл делать переадресации замещающему сотруднику, прикреплять ящик старого работника новому в imap и тп.

[charon]

я бы всё это не делал. Не надо. Сложно и не нужно, почему — я уже написал.

Answer 4

[merlin-vrn]

Вообще нулевое правило: учётные записи никогда не удалять, только блокировать — мало ли, что было завязано на учётку и что мы безвозвратно потеряем при удалении.

Например, система заявок, в которой хранится вся история заявок — удалили какую-нибудь учётку, и база становится несогласованной. Перекидывать заявки удаляемой записи «на НЛО» — семантически это бред, а самое главное — никакого преимущества по сравнению с «просто оставить запись».

Так что — заблокировать учётку и повесить алиас с него на какого-то другого сотрудника, который теперь будет обслуживать входящую на тот адрес почту. Ну и сделать ему права на работу с тем ящиком — IMAP вообще-то прекрасно это позволяет. Он сам там разберёт почту.

А служебные адреса (ну, там, manager, office и т. п.) и так должны быть алиасами на реальных людей. Так что при необходимости можно сделать менеджером или секретарём кого угодно, поменяв назначение алиаса в почтовой системе.

Comments

[kruft]

по поводу manager-ов, warehouse-ов, buhg-ов — это очевидно и никаких проблем нет :)

[merlin-vrn]

Немного оффтопик: почему вот все пишут manager, warehouse, но тем не менее buh...? Тут уж либо трусы надеть — бухгалтер = accountant, либо крестик снять — menedger, sklad и тому подобное.

[kruft]

имхо (ИМХО) потому, что написание и значение manager, warehouse, invoice и тп извесно 99% молодого поколения, а accountant — далеко нет, да и длинно больно (:

[merlin-vrn]

Да уж, молодое поколение знает слово «account», но не предполагает, откуда оно взялось :)

зы: если кто-то скажет про немецкий, то там der Buchhalter — от das Buch — книга и halten — держать. Так что «buh» всё равно неверно :)

[kruft]

accounter было кстати очевиднее. чем то, что есть т.к. все знают, что -er — работник по соответствующей профессии

Answer 5

[Daedmen]

Ящик удалять, все письма приходящие на несуществующие ящики разбирать, то что в них приходит по работе перенаправлять тем кто этим сейчас занимается, а личное по возможности отправлять адресату на новый/личный ящик.

Comments

[kruft]

для разбора почты с catchall ящика надо армию китайцев садить — туда ж 100500 спама в день валиться будет

Answer 6

[Sergei Borisov]

Во всех компаниях, где я работал было принято всю деловую переписку CC или на ящик начальника или на специальный ящик рассылки, например, отдела или проекта. То есть, все контрагенты шлют письма: TO: фамиилия_уволившегося_сотрудника, CC: ящик_рассылки_отдела, то проблемы с потерянными письмами не возникает. Кстати, такая схема хорошо работает и если сотрудник просто уходит в отпуск.
ну и вариантом с _временным_ перенаправлением переписки также не следует пренебрегать.
Примечание: некоторых контрагентов было не очень просто приучить жать кнопку Reply all вместо Reply, но после двух-трех напоминаний все ОК.

Comments

[kruft]

а у вас всякие люди «по развитию бизнеса», маркетинг и тп не бьет по рукам за необходимость чему-то учить контрагентов ?)

[Sergei Borisov]

У нас эти люди в голове колонны в плане обучения контрагентов.