Разделить уровни, и каждый своим способом.
Физический - берём план здания, рисуем где расположены розетки абонентов (или не розетки, а просто коннекторы), нумеруем их все (этаж, помещение, номер розетки в помещении; или другим вариантом).
В серверной все концы загоняем на патч-панели. Вызваниваем всё и заносим в табличку - номер патч-панели, порт патч-панели, вид соединения (до абонента, на вышестоящий узел, или что ещё), кабель (и его длина, если известна), что на втором конце (розетка, коннектор, или просто смотан кабель за потолком в виде резерва), номер розетки/коннектора/конца кабеля. Можно и чуть проще или чуть сложнее, кому как удобно. И в принципе всё.
Какой MAC на каком порту и какой на нём IP (и есть ли там IP вообще) - это уже всё любыми средствами мониторинга и/или инвентаризации, их много.
В итоге менять табличку надо только если добавляются/убираются линии, или переносятся из кабинета в кабинет. Ну и на схеме менять обозначения и расположение розеток (если нужно это кому-то). Перепланировки помещений тоже не так часто, можно всё вручную поправить.
А мониторинг будет отслеживать остальное - на каком порту какого коммутатора какой MAC, какой IP на нём, и т.п.
В принципе, на СКС есть стандарты ISO и ГОСТ. Лень гуглить, но я их читал, там прописано если не всё, то практически всё, нужно только соблюдать.