В данном случае вам надо изучить API внешней системы и понять, как вы можете его использовать из своей системы. Какие-то пространные знания тут не нужны.
Я сталкивался со следующим решением этого вопроса. Таких возможных клиентов называют "Потенциал". Их ведут, как отдельную сущность, которую, при необходимости, можно конвертировать (в рамках учетной системы) в клиента.
У вас типичная учетная задача.
Лучший инструмент для решения подобных задач - 1С, но это если вы действительно хотите решить задачу о которой написали. Если же вам хочется поупражняться в программировании, то можете выбирать наиболее подходящий вам вариант.