dmitriy

1. Формировать задачи в трекере, например gitlab
2. Использовать релизы
3. С выходом релиза фиксировать задачи/фикс багов, релиза в CHANGELOG.md

Проблема с такими проектами что вы знаете как решить задачу технически, но не знаете как продать проект на рынке, если конечно это не сарафанка.

Сообщайте грубую оценку, я думаю грубо оценить можно без детального погружения, если клиент соглашается работать дальше, создавайте детально ТЗ.

ganttpro.com

1. mirro
2. draw.io отличный инструмент
3. https://sparxsystems.com/ для всех кейсов которые вы описали

второй вариант, при первом работа ведется с хотфиксами

Bitrix24

Redmine, trello, asana хороши для управления задачами проектами, но не хватает инструмента по управлению финансами, документами, контрагентами, в итоге написали свое.

интернет-магазин был написан на joomla, потом cms заменили на codeigniter 1.x, затем на codeigniter 2.x, сейчас планируется перевести на frameworkless.
По сути каждая смена как правило проходила с пулом объемных задач, смена дизайна, реализация админки и т.д.
Создавались новые таблицы, производились миграции старых данных в новую структуру таблиц. Создался список основных страниц и что должно быть, как должно работать, для проверки после миграции. Создавалась новая sitemap настраивались редиректы с старых страниц на новые.

Enterprise Architect

Брать предоплату на создание ТЗ. То есть вы примерно оцениваете стоимость ТЗ, берете предоплату 50% от примерной стоимости, делаете ТЗ в результате получаете точную стоимость и при подтверждении клиент оплачивает остаток. Далее переходите к реализации функционала примерно по такой же схеме.

клиент )

www.profit123.ru/umnyjdom
www.sitetsj.ru/index.php/development-cost-2
www.tsgsite.ru
r200.ru
marketplace.1c-bitrix.ru/solutions/citrus.tszhstart
www.vdgb-soft.ru/jsk/site_jkh/screen15

Выделите людей которые будут заниматься неотложкой на регулярной основе. Тем самым рабочая группа занимающаяся запланированными задачами не будет отвлекаться на не предвиденные задачи. Задачи в формате неотложки выполняются в рамках поддержки продукта.

Выделил бы ядро и подключаемые модули(пакеты/компоненты), удаленным программистам ядро в зашифрованном виде + документация, а модули в открытом виде. Надежным программистам ядро в открытом виде.

Канбан - trello.com