подскажите как лучше и эффективней это сделать?

Это зависит от задач, требований и бюджетов.
1. Самое дешевое - облака типа Google Drive, OneDrive и тп
2. Самое безопасное - VPN-сеть с разворачиванием на сервере конторы.
3. Самое простое - поднять (s)ftp.
4. Самое дорогое (ИМХО) - NAS с удалённым доступом.
5. Общая закрытая группа в соцсетях/месенджерах.

Это не всё, но первое, что приходит на ум.

Главный вопрос - не сделать ИМ, а привести в него клиентов. Т.е. это работа с целевой аудиторией (ЦА) и уникальным торговым предложением (УТП). Если нет понимания как это сделать, то всё остальное не имеет смысла. И на это, прежде всего нужно потратиться.

А площадка для продаж - дело второе. Не последнее, но не первое - второе. Будь то маркетплейс, соцсети или собственный ИМ.

Но в данном случае есть важный нюанс - работающий оффлайн-бизнесс. Т.е. если рассматривать ИМ не как первичный инструмент продажи, а как дополнительное удобство для покупателей, то можно начать с какого-нибудь конструктора типа тильды. Но надо помнить, что переезд с конструкторов обойдется дороже, чем делать сразу нормальный ИМ.
Ида, сильно заморачиваться на "дизайн" - не нужно. Главное требование - покупателю должно быть удобно и понятно совершать покупки.