Во-первых, покупка лицензии на чужую интеллектуальную собственность для создания своего продукта - это не в магазин за хлебом сходить.
Тут тебе нужно показать "продавцу", что его основной продукт (в данном случае - миньки для настолки) не пострадает, а только выиграет от твоего поделия.
Обращаться нужно к GW, очевидно.
Цена будет зависеть от того, на что вы там договоритесь.
К кому и в каком формате обращаться?
Пиши им на почту со своим предложением. Подробно опиши свою идею, чтобы GW могли оценить свои риски.
Какие бумаги должны подтверждать покупку лицензии?
Собственно договор должен быть, в котором тебе разрешается использовать интеллектуальную собственность GW для создания твоего продукта.
Как могут кинуть?
В данном случае, в общем-то, никак - либо вы договоритесь, либо нет. Максимум как могут "кинуть" - это если ты будешь просить лицензию на одно, а окажется, что тебе нужно совершенно другое.
Для начала можешь попробовать написать им в юридический отдел бумажной почтой:
Games Workshop Group PLC
Willow Road, Lenton,
Nottingham
NG7 2WS
UK
Но если у тебя в данный момент нет пары миллионов $$$, то смысла нет - с тобой даже общаться не станут.
Ещё вариант - поищи какого-нибудь издателя, который уже издавал игры с лицензией на WH и предложи им свою идею - вероятно у них уже есть контакт с GW и им будет проще купить ещё одну лицензию.