НАчните не с задачи, а с методологии. Скрам, канбан, водопад, еще какая нить дичь. Потом продумайте что вы хотите от этой системы более детально - статусы задач, нужны ли вложения, нотификации на почту, автоматизации. Опять таки планирование как будет вестись, нужен ли Гант, фильтры...
Если все это для вас ни о чем - наймите ПМа или используйте трелло