начните с
Media Center и подключите к нему резервное копирование с Windows/удалённого сервера
на Android телефонах включите через Яндекс/mail.ru/Google облачное хранение фото и установите на них бесплатный ftp клиент - через него забирайте на Ubuntu
не забудьте убрать сохранение на телефонах фото и видео из WhatsApp и т.п., иначе 1 Gb забьёте моментально
также могу посоветовать каталогизировать свои фото и видео на Windows машине через
TonFotos