В принципе уже описали, как действовать для реализации проекта.
Что касается:
До этого предпринимались попытки автоматизации:
1) Создалась некая программа, которая выглядит как БД, написана на sql и Oracle(есть на диске, но не знаю как её открыть).
2) ИС работающая в браузере, с возможностью авторизации.
На sql программы не пишутся, но учитывая п.2 и слово "Oracle" вероятно использовался APEX. Но несмотря на то, что APEX предназначен для создания проектов непрограммистами, по-факту придется искать разработчика APEX, а их не так много, да и скорее всего неоправданно дорого будет.