Sanes

Вариант с почтой не рассматривается, так как есть сотрудники без телефонов, компьютеров и интернетов. Печать на бумагу тоже не рассматривается по желанию руководства.

У них хоть что-нибудь есть?

Онлайн система наверное как-то сертифицирована должна быть. Иначе вас взбучат. Как-никак личные данные.
И тут на сцену выходит Битрикс!

Да. Это же блок, как отдельная страница.
Для подобных манипуляций я использую Hotwire Turbo Frames или Hotwire Turbo Streams. Есть в виде пакета Laravel.

На каком-нибудь популярном PHP/Python фреймворке любой школьник вам это сделает за пару дней. Если не хотите готовое.
Дольше техзадание рожать будете.

Cloud-init + Ansible.
Нажал и готово. Полноценная машина. Без докеров, куберов и прочего хлама.

Переименуйте админпанель и добавьте Basic authentication

.NET.RU, .ORG.RU, .PP.RU стоят 69 руб. в год

Кеш сайта и браузера очистите. Посмотрите из приватной вкладки.

Делать запрос раз в секунду. Например через JS (polling/long polling/sse). Или делать запрос по событию. Например пришли данные, делаем новый запрос.
Но это костыль. Слишком маленький интервал. Попробуйте осилить вебсокеты.

Там разница обычно в цене и наличии. Так и делите.

Без верстки и Javascript вы ничего не стоите. Новичков берут на должность универсального солдата.

hostnamectl

https://directus.io/

VDS это лотерея. Железо у всех разное, плотность размещения. IP адреса у кого-то в собственности. Много факторов.

Полная документация

Это будет 50% затрат.