Роман Безруков

Потому что HTML-код обрабатывается по-разному в OWA и Outlook Desktop. На других платформах, в других почтовых клиентах, на мобильных устройствах - подпись может отображаться некорректно из-за особенностей форматирования HTML.
Как вариант - использовать сторонние приложения или сервисы по созданию подписей, потом сохраняете готовую подпись в файл и добавляете в Outlook, OWA. Либо самостоятельно задаёте в HTML-коде подписи все границы, размеры, отступы, параграфы и т.д.

например, Sharepoint (бесплатный SharePoint Foundation 2013), OnlyOffice Workspace

Если вы являетесь участником группы Enterprise Admins или добавили себя в группу Domain Admins дочернего домена

на доменный комп прилетает групповая политика с соответствующим запретом - спрашивайте вашего админа

Как пишут в обсуждении Any problems with having an active/active HAProxy ...:

The important considerations not to have an active/active setup with two virtual IP addresses for the same resource is
- how do you distribute requests over the two virtual IP's?
- how do you deal with sticky sessions, affinity, persistence and such, i.e. what happens when subsequent requests start off going to virtual IP1 and then go to virtual IP2 and do you need those to go the same back-end server?
- what happens when the virtual IP-addresses fails over to the other host?

вообще такое рекомендуется ?

Active/Active Clustering

Дополню ответ akelsey
Еще надо учитывать интенсивность почтового потока (mailflow profile), т.е. количество писем и их размер в расчете на одного пользователя в день, хотите ли вы использовать DAG и т.д. Там с ходу большинство опций в калькуляторе будет не совсем понятно - на профильных форумах одно время ходил мануал по работе с калькулятором.
Exchange Server system requirements
Exchange Server supportability matrix
Еще могу посоветовать заглянуть в Exchange Preferred Architecture, но там упор, в основном, на физическую инфраструктуру, да и для ваших условий будет слишком избыточно, хотя полезно для общего развития.

Для 100 пользователей можно ВМ поднять 8vCPU/RAM32GB + отдельный диск для почтовой БД - ВМ даже не вспотеет

P.S. следующий Exchange обещается 2025, обновиться можно будет только с 2019

В общих чертах как-то так:
1. Поднять инфраструктуру Exchange 2019 (домен Active Directory есть?)
2. Создать почтовые ящики пользователей
3. Переключить внешние DNS-записи, чтобы указывали на вашу инфраструктуру
4. Начать получать почту в Exchange
5. Выполнить экспорт ящиков Яндекс в PST
6. Выполнить импорт PST-файлов в Exchange
7. Перестать использовать почту Яндекс

P.S. согласен с CityCat4 в плане найма вами человека, обладающего необходимыми знаниями...

Не надо ничего удалять...
1. Подключаете в Outlook ФД-2 и выполняете экспорт всего содержимого в PST, после чего отключаете ФД-2.
2. Подключаете ФД-1 и выполняете импорт PST из шага 1

Я правильно понимаю, что вам нужна Прозрачная авторизация на RDS с помощью SSO?
Если нет - уточните варианты и условия подключения...

Можно ходить за паролем на какой-то внутренний ресурс с ограниченным доступом
Можно удаленно создавать задачу в планировщике и запускать ее немедленно.
Можно поднимать удаленную сессию PowerShell (New-PSSession, Invoke-Command и т.д.).
Можно использовать GPO для установки ПО.

Что у Вас с сертификатами и их привязками в IIS (на Exchange Backend)?

SLMGR - это все-таки VBS-скрипт для Windows Scripting Host (WSH), который есть cscript.exe, а не powershell.exe.
Можно, конечно, его и через PowerShell запустить - но у Вас и так какой-то Франкенштейн: VBS внутри PowerShell внутри Python.
Почему Вы не можете выполнить просто cscript.exe slmgr...? Вам обязательно все это запихивать в Python?

Планировщик задач Вам в помощь. В задаче запускаете смотрелку PDF, параметром передаете файл с планом

бесплатный K-Lite Codec Pack должен уметь...

IsExcludedFromProvisioningBySpaceMonitoring - параметр вычисляемый, напрямую его не установить

Если правильно помню - во времена Exchange 2013 я правил эти значения в *.config файлах (например, EdgeTransport.exe.config) в папке $ExchangeInstallPath\Bin. Там явно было задано значение "20", и я менял его на "5" - это размер свободного места на диске в процентах от общего объема диска.
В Exchange 2019 собственный мониторинг в плане управляемой доступности продвинулся вперед, и я не нашел аналогичные параметры в файлах *.config. Теперь предлагается менять данные параметры в реестре или через PowerShell (*-ServerHealth, *-GlobalMonitoringOverride и т.д.). Отвечает за это служба Microsoft Exchange Health Manager - после изменений ее надо рестартовать. Плюс посмотрите файлы *.config/*.xml/*.ini в папках $ExchangeInstallPath\Bin и $ExchangeInstallPath\Bin\Monitoring\Config на предмет подходящих настроек.

Еще на почитать - Exchange Server storage configuration options

Как ведет себя OWA с такими же ящиками?
Режим кэширования в Outlook на какой период включен?
Дополнительные ящики у пользователя подключаются в профиле?
В Outlook в папке "Ошибки синхронизации" посмотрите ошибки
Попробуйте создать новый профиль Outlook для пользователя

Средний ПЯ выглядит так: объем от 800 мб до 2 гб

количество писем больше влияет...