Drno

rsync+ssh... к примеру

Спросить у этих 2х компаний их внешние IP, а в брендмауэре разрешить коннект только с них. остальное запретить

Raid10 - быстро и надежно. raid6 - если знаете что делаете

Используй rsync или rclone
Он сравнит файлы и перезапишет только измененные

Неплохо было бы указать какие ОС стоят

купи обычную мать в магазине с нужным количеством sata, на Z чипсете. воткни туда простенький i3
СХД разверни на базе trueNas или OpenMediaVault - freebsd \ ubuntu. я выбираю обычно 2й вариант
рейд контроллер - в топку, есть mdadm

виртуалки переведи на Proxmox или голый KVM

сервера от пыли чистятся не часто, если они конечно релаьно стоят в серверной, а не в пылевой комнате.
вполне разумно делать это 1 раз в год \ 2 года

ставишь несколько "дисковых полок", собираешь raid програмный на mdadm
либо 1 сервак с кучей дисков - тебе по идее понадобится минимум 10шт...
ставишь сервер, монтируешь хранилки - по хар я хз, т.к. не ясно какой у тебя доступ туда из вне
наверняка понадобится какая то оптимизация \ кэш на ssd - если это что то типа некстклауд - БД явно надо хранить на ssd
не забываешь поставить отдельный сервер под бэкапы

Делай nextcloud и прикручивай любую хранилку

Конечно програмный. В синолоджи /кунам так то тоже mdadm… если мы про дешёвые

Делай OMV

Берешь i3 современный, мать на 6 sata и вперед
Ну или сервак типа супермикро, если есть деньги

Облачные хранилища

Либо соединять через впн и настраивать маршрутизацию

Наличие RAID не отменяет необходимости полного бэкапа в отдельное место (крайне желательно!!!!!!!)

А то подхватите вирусню, шифровальщик, или raid контроллер подохнет.... и останитесь с живыми дисками без инфы...