Как контролировать внешние коммуникации сотрудников?

Question

[Андрей Титов]

В поисках системы для внутреннего использования и общения между собой сотрудников приходится частично использовать внекорпоративные неконтролируемые со стороны руководства средства коммуникации. В разговоре с сотрудниками из других организаций выясняю, что они до 80% служебной информации распространяют через "свои средства", то есть не всё фиксируют в корпоративной среде. При этом нет никаких умыслов, так чтоб не светиться лишний раз - если всё хорошо или не сильная проблема, потом можно внести обсуждение внутрь организации. При этом начальство как бы в курсе. Вопрос - а как же безопасность о которой осведомлены и подписаны в договорах и контрактах?
При общении с руководителями по этому вопросу запомнился рассказ - одна сотрудница по неосторожности или в конец оборзев от вседозволенности уйдя на обед оставила на рабочем месте свой планшете, причём даже чат свой не закрыла и её менеджер, совершенно случайно, заглянул туда - а там переписка открытым текстом об уводе клиентов и выводе средств и продукции. Обсуждались схемы. То есть люди готовились, старались, переживали .... То есть во внутренней среде они никогда бы естественно это обсуждать не стали и альтернативный источник общения помог предотвратить дерзкую вредоносную акцию.
Ещё вопрос по самостоятельному доступу к закрытой информации сотрудников. Если им её не предоставлять, то они тупо начинают заваливать руководителя запросами по данной теме и шефу ничего не остаётся, как открывать этот доступ, чтобы разгрузиться. Как дальше контролировать процесс?

Answer 1

[Сергей]

Есть пару подходов которых нужно внедрять

1. Разделение информации - один человек не должен обладать полным видением всей ситуации

2. Контроль за копированием информации и минимизации вывода её по работе с ней

3. запрет на выполенение сторонних задач в рабочее время

4. Контроль удовлетворенности клиентов

5. Запрет на использование сторонних устройств в рабочее время

6. Введение единого сервиса по работе с клиентом. Логирование и запрет на использование сторонних сервисов. С последующим анализом всего и вся

7. Ограничение возможностей рабочего места до самого минимума. Короче - все что не разрешено. То запрещено!

Это то что я могу вспомнить навскидку

Answer 2

[lakegull]

Первое, что нужно сделать, это больше никогда не задавать подобные вопросы с аккаунта, который с вашей фотографией, именем и фамилией. Вас Гугл выдаёт.
В офисе нужно поставить глушилку на мобильную связь, чтобы нельзя было пользоваться мобильным интернетом. Сотрудникам предоставить высокоскоростной и халявный вай-фай, и фильтровать весь трафик на предмет утечки информации.

Up to date

При общении с руководителями по этому вопросу запомнился рассказ - одна сотрудница по неосторожности или в конец оборзев от вседозволенности уйдя на обед оставила на рабочем месте свой планшете, причём даже чат свой не закрыла и её менеджер, совершенно случайно, заглянул туда - а там переписка открытым текстом об уводе клиентов и выводе средств и продукции.

Очень стало интересно, чем всё закончилось. Если после этого её даже не уволили, а просто наказали штрафом, то у вас там в организации работает руководство на котором ездят. Если сотрудники могут всей гурьбой завалиться в кабинет руководителя и прожать его на какие-то поблажки, то это может закончиться очень печально для компании.

Comments

[Андрей Титов]

lakegull - что такого я написал, что бы скрывать свою личность?

[lakegull]

Андрей Титов: Ваши сотрудники не должны знать о чём вы думаете и чем вы интересуетесь, если это касается рабочих моментов. Если это будет грамотный инсайдер, который захочет увести клиентов компании, то он соберёт всю информацию из открытых источников о руководстве. Хорошо если он не найдёт ваш аккаунт на тостере, в котором хранится вся история ваших вопросов.

[Андрей Титов]

lakegull - если захотят собрать инфу или компромат, то и так соберут ...

Answer 3

[Александр Скуснов]

Сотрудники вредят фирмы по принципу "как ты ко мне относишься, так и я к тебе". Наверное, фирма их чем-нибудь обидела. Проверьте, есть ли у них мотивация для честной работы. Есть ли справедливость при вознаграждении? Как фирма относится к их предложениям?
Основной принцип автоматики - обратная связь. Узнайте, что волнует сотрудников и никогда не наказывайте за критику, а наоборот - поощряйте (за конструктивную, конечно, не за демагогию).

Comments

[Виктор Ганелес]

Люди вредят только если их обидели? Rly?!

[Александр Скуснов]

Есть экзотический случай: диверсанты.
Ещё много раз сталкивался, когда не сотрудники, а именно начальники гонятся за наживой и вредят клиентам, но сами подставляться боятся и подставляют подчинённых, а в случае отказа - увольняют.

Answer 4

[O Di]

NDA?

Answer 5

[CityCat4]

СМП - наше все. Есть такая замечательная система - Стахановец. Позволяет контролировать скайп, аську, ваську и черта лысого. Телеграм не перехватывает, но пишет весь клавиатурный ввод, поэтому текст весь все равно остается, правда немного в кучу смешанный.
Не бесплатная, лицензия на юзера порядка 2000 руб. Но чесслово своих денег стоит. Всем ставится СМП, пару раз выдается жесткая реакция - и все становятся в строй.
Насчет прав доступа - у вас люди могут "продавить" себе доступ? Опа-два. Это добром не кончится.

Answer 6

[Алексей Николаев]

Если им её не предоставлять, то они тупо начинают заваливать руководителя запросами по данной теме и шефу ничего не остаётся, как открывать этот доступ, чтобы разгрузиться

Можно нанять директора по доступу к закрытой информации. И помощника директора по доступу к закрытой информации. Profit

Answer 7

[mace-ftl]

Ну это стандартный вопрос управления рисками, если ОЧЕНЬ коротко то здесь компромисс между безопасностью (в смысле потерь финансов акционера) и открытостью каналов.

Я предпочитаю, скажем, всё открыть и просто контролировать "настроения в коллективе"...

Если производство секретное то и телефоны отобрать можно, на ювелирке вообще народ раздевают. А если это типичный офис то там реальные потери только на уровне топов жеж

Answer 8

[Viktor]

Самый эффективный - корпоративная сотовая связь завязанная на ваш сервер телефонии - FMC.
На хабре был обзор. Кратко - служебная симка в телефон (мтс, билайн - без разницы с кем заключите договор) - и все, у сотрудника только короткий номер - 2203 например. Все исходящие идут через ваш сервер телефонии и у клиента светится только ваш общий номер. Номер для связи сотрудник дает клиенту общий и свой добавочный. Все звонки пишутся. Ушел сотрудник - номер для связи у клиента только ваш общий. Даже если кто то будет мутить своих клиентов - исходящие звонки из жадности будет всё равно делать с рабочий сим карты.

Answer 9

[Георгий Н]

Это, конечно, не совсем законно, но надо периодически ставить "прослушку" и анализировать разговоры сотрудников. Помогает избежать много внезапных неприятностей. Не рекомендую людям с неустойчивой психикой - можете уволить (при***ть) всех, некому будет работать

Comments

[Denis Fedorets]

а потом появляется обиженный сотрудник, у которого будет желание отыграться (а если идём на такие меры контроля - то априори у нас в компании гнилью шибает) - а он появится, не первый, не десятый - но появится просто по теории распределения вредности в людской природе - и после увольнения пишет "куда следует".
и готовьте вагоны под загрузку проблем.
нарушать закон без особой необходимости не надо - зачем своими руками делать себе слабое место. туда обязательно ударят, вопрос времени. сколько таких историй в сети.

[lakegull]

Законно всё, что не доказуемо.

[CityCat4]

Denis Fedorets: Это все решается подписыванием при приеме на работу среди прочей пачки бумаг мелкой незаметной бумажки где будет сказано, что сотрудник предупрежден, что почта читается, телефоны прослушиваются и т.д. Сотруднику показывается его собственная подпись - и аля улю, гони гусей.

[Георгий Н]

Умный начальник тихонько собирает информацию и делает оргвыводы. Какими средствами это производится - это не важно, главное результат. За бизнес надо воевать. А на войне все средства хороши.

Answer 10

[igorp1024]

Тут на мегамозге есть один продукт - "Электронный освенцим для продаванов" :) Это вообще их хлеб, но, полагаю, контроль не дальше рабочей станции (планшеты, мобильная связь уже не контролируется).

Comments

[CityCat4]

Аааа, знаю я сей продукт, знаю... Его главный идеолог - бывший лидер команды разработчиков Стахановца. Что-то там у них не пошло и он ушел создавать новый продукт. Вещь хорошая, с множеством отчетов, но у нее одна беда пока что - почта не перехватывается. А так - вещь замечательная, я даже на тестирование хотел взять, но мне нужен захват почты...