Слушайте, ну вы сами себе напридумывали костылей. Теперь ждёте что кто-то их разрешит. Вариант написать свой майл.ру со своей ситемой прав вам наверное не подойдет. Других вариантов задачу решить именно так как вы написали - нет. Как сервис должен догадаться что все эти 30 пользователей имеющих один и тот же логин и пароль ломящихся в один почтовый ящик - это разные люди?
Телепатически?
Если мыслить категориями MS Exchange например:
Почтовый ящик - индивидуальная вещь, принадлежащая отдельному пользователю.
Есть общий почтовый ящик - этот ящик уже может использоваться несколькими людьми и там могут быть настроены права, на чтение, на отправку, на удаление, полный доступ - на уровне папок/AD/mailbox.
Есть лист рассылок - когда нет никакого почтового ящика - просто информация падает всем кто входит в этот список.
Вообщем-то и всё. (за это берут очень не кислые деньги). Возможно есть еще более продвинутые сервисы эл. почты для групповой работы (более гибкие чем Exchange), но я их не знаю. Да и сомневаюсь что они есть.