Что значит правильная?
В едином "окне" врядли такое возможноВозможно. Календарь "помещения" позволят это делать. Я когда открываю этот календарь, там видно кто и что резервировал из сотрудников. Как вариант сделать второй календарь помещения и назвать типа "Общий", но суть вопроса, как програмно сделать так, чтобы все встречи по умолчанию в нем регистрировались. Пользователи будут игнорировать выбор места. Надо делать это за них.
Я попросил показать пальцем кто это может делать кроме Ростелекома и у кого есть опыт работы перемещения.