Есть такая helpdesk-система Kayako. Очень удобная и хорошо сделано. Ищу точно такую же, но с перламутровыми пуговицами бесплатную. Знает кто-нибудь?
А вообще, задача не очень стандартная: планирую использовать ее для организации обработки заявок в туристическом агентстве. Есть общая почта, куда валятся заявки на туры. Можно распределять их по менеджерами, или даже сделать общую почту списком рассылки (как это сделано сейчас), но тогда теряется контроль. Не понятно кто, что обработал, кто на что ответил. Лазить по ящикам каждого менеджера — не удобно.
Для решения тех задач, которые Вы описали, я думаю подойдет HESK. Там есть бесплатная версия, от платной отличается только надписью внизу панели управления (т.е. не критично). В сети есть локализации, чтобы по-русски было все.