Фрилансер, хочу открыть фирму. Ваш опыт?

Question

[Andrei]

Обращаюсь к более мудрым коллегам за добрым советом!
Как повысить свой уровень и перейти от фрилансера, до компании, т.е. открыть свою фирму и нанимать сотрудников.

Работал на фирме. Начал фрилансить параллельно, пошли первые заказы, выплаты, закрутилось-завертелось, с работы ушел.

Теперь заказов стало значительно больше, они поступают как от новых заказчиков, так и от старых. Я просто физически не успеваю все закрывать, плюс вижу огромный потенциал в освоении сопутсвующих услуг, и освоении новых рынков.

Нанял себе помощника удаленного, это конечно несколько снизило нагрузку, но есть вопросы, которые мне пока не понятно как делегировать на сотрудника.

Также посмотрел какие офисы предлагаются в аренду, т.к. дома работать уже надоело. У нас кризис в стране и офисы есть классные за дешево - по 5-7$ за квадрат, 25-30 квадратов, т.е. в мес. от 150 до 200$ легко можно найти хороший офис. Плюс придется технику закупить, мебель.

У меня есть ряд вопросов к тем, кто уже этот этап проходил.
1. Посоветуйте CRM для учета проектов. Сейчас веду просто заметки в Evernote, пробовал битрикс, но вернулся обратно к еверноут. Устраивает все, кроме того, что нужно как-то настроить напоминание, такого рода типа позвонить заказчику, напомнить об оплате...вести учет взаиморасчетов с заказчиками...
2. Посоветуйте, с чего начинать - я думал сначала найти удаленных сотрудников, работать по удаленке, но может лучше в офис посадить людей? На начальном этапе мне хватит 2 человек.
3. Как безопасно делегировать работу по ведению и поиску клиентов, по финансам и взаиморасчетам с клиентами? Это важные вопросы и они отнимают кучу времени.
Клиентов много, взаиморасчеты небольшие, по несколько раз в месяц. Нужно это как-то все струтурировать, установить напоминания кто когда должен платить, кому когда скидывать отчеты о проделанной работе.

Буду рад помощи. Спасибо!
P.S. Сфера моей деятельности - продвижение сайтов и контекстная реклама.

Comments

[x404]

Привет! Получилось открыть компанию? Как обстоят дела? С какими трудностями столкнулся?

[Andrei]

Сергей Сыса: нет как таковую фирму не открыл, но периодически юзаю ИП, для расчетов по безналу. Выявил две огромные проблемы, которые мне мешают развиваться и сделать качественный рост:
1. Бардак. Проектов очень много. Не успеваю проводить нормальные коммуникации с заказчиками. Они пишут в скайп, на e-mail, viber, telegram, даже в ВК. Причем обсудить проект это ладно если работы разовые. Но если клиент длинный, то он теряется со временем, я забываю ему написать, отчитаться о работе, они пропадают потому что я пропадаю. Фактически теряю на этом деньги. Если с клиента можно и дальше было бы получать выплаты, я их теряю. Кроме того в мой сфере можно спокойно делать и повторные продажи. Я их делаю только в том случае, если клиент сам придет снова и скажет хочу это и это. Но было бы хорошо если бы я сам предлагал клиентам дополнительные услуги. Я пробовал пару раз, каждый второй соглашается на что-то дополнительное. Пока мне помогает Google.Календарь с его напоминаниями, что клиент должен провести оплату. Но и то бывает напоминание пройдет на мэйл, но в потоке сообщений оно может затеряться, или я забуду про эту задачу. Проекты по прежнему фиксирую у себя в Evernote, там пишу все доступы, фиксирую выплаты клиентов. Если нужно задачу по проекту делегировать, то добавляю его в Trello для сотрудника.
2. Удаленные сотрудники. Они часто срывают сроки, либо выполняют работу откровенно плохо. У меня их около 5 штук постоянных. Иногда кто-то отваливается, кто-то добавляется. Мне нужно коммуникацию вести с заказчиком и с сотрудником, это очень утомляет. Заказчики думают что я делаю сам проекты их, но это в половине случаев не так. И вот тут наступает интересный момент: по понятным причинам я боюсь открыть сотрудникам заказчика, а заказчику сотрудников. Но блин в ряде случаев это было бы очень полезно, т.к. коммуникация с заказчиком занимает иногда очень много времени. И бывает так, что я не все пожелания заказчика доходят до исполнителя, особенно ненавижу общаться голосом с заказчиком, стараюсь все записать, т.к. через 5 минут забываешь все. Есть категория заказчиков "созвониться на 5 минут" на самом деле звонок может затянуться до часу. И самое что я ненавижу это личные встречи с заказчиком. Толку от них ноль, а времени занимает ППЦ. Оптимально по e-mail вести переписку, особенно если заказчик отвечает сохранив тему письма.
В целом нужно выходить на качественно новый уровень. Если сейчас я работаю 1, плюс некоторые свои задачи по выполнению проектов делегирую удаленным помощникам, от которых много гемороя часто, то нужно что-то менять.
1. Найти толковых сотрудников удаленных, и в перспективе их посадить всех в офис. Мне хватит 3 чел в офисе на первое время. Если человек будет отлично работать удаленно и не захочет в офис - окей. Но как показывает практика, лучше в офисе их контролировать.
2. Что-то придумать с коммуникациями с заказчиками. Чтобы они не так много времени отнимали. Приходится выключать скайпы. Не знаю пока как это решить, возможно очередную CRM использовать, или пробовать говорить заказчикам что я Фирма а не Фрилансер, и у меня есть клиент-менеджер и все коммуникации через него? Но не спрыгнет ли заказчик тогда? У меня все заказчики идут ко мне как к Фрилансеру. Вобщем это тонкий момент. Еще такое дело - клиент менеджеру нужно очень сильно доверять, нужно найти порядочного человека, иначе клиентов может уводить, хотя может тут я зря опасаюсь, т.к. это легко вскрыть. Задачи клиент-менеджера не только определить потребность клиента, но и контролировать от него оплаты, контролировать ход выполнения заказ, короче это полное делегирование моих функций.
Если эти 2 проблемы получится решить, можно будет спокойно расширяться, оказывать новые сопутствующие услуги, искать еще больше клиентов, ведь сейчас ищут меня клиенты но не я их.
Вобщем задача номер 1 - найти толкового клиент-менеджера и наверное это должен быть не удаленный сотрудник а работать со мной в паре на офисе, особенно первое время, пока войдет в курс дела.

[x404]

Andrei: Напишите мне на почту, возможно обсудим кое какие-вопросы.

[Аристарх Деряпа]

Привет, получилось?)

Answer 1

[CrewCut]

Доброй ночи.

1. Касаемо CRM - попробуйте разные решения, на вкус как говорится. Рекомендую обратить внимание на Мегаплан, есть еще teamer.ru/about он проще, но в принципе норм. Для старта хватит бесплатной версии CRM, а там уж видно будет

2. Начать нужно с подсчета расходов, примерного плана доходов, точки безубыточности и прочих неинтересных вещей. Важно понимать, что Вы переходите в бизнес, а значит будете отвечать не только за себя, но и за сотрудников. Не рекомендую читать тонны статей про успешных предпринимателей, секреты бизнеса и прочую хрень - это индивидуальные вещи, сами все поймете, когда начнете. Посчитайте что к чему, если хватит средств - снимайте офис (работа по удаленке или из дома отдельная тема, не для всех). Насчет сотрудника на удаленке - если он не слишком важен, то это нормальный вариант - дешевле выйдет. Если Вас всего двое, то пропажа этого человека будет серьезным ударом, стоит ли рисковать? Понятно, что его присутствие в офисе не гарант, но так в любом случае надежнее.

Еще советую изначально придумать план выхода на новых клиентов, поток рано или поздно иссякнет. Один из наиболее действенных способов - качественные, не тупые продажники на хорошем проценте. Важно - НЕ тупые, поверьте, это очень важно.

3. Насчет бухгалтерии - попробуйте Эльбу или МоёДело, для начала бизнеса - отличные сервисы. Касаемо распределения обязанностей - идите от выгоды. Например, есть премиум-клиент, который Вам очень дорог - следите за этим проектом тщательно. Проекты проще и слабее можно передать сотруднику. Учитесь обращать внимание только на важные вещи, иначе загнетесь.

А вообще, кризис - время действия. Удачи Вам!

Comments

[Serge K]

В дополнение я бы заменил teamer на redmine. Гибкий, подстраивается под любой учет. Дальше, если только jira.

[Atarix]

всетаки я бы советовал прочитать пару книг про открытие бизнес - посоветовал бы Бакшт.
из двух соображений - организация продаж, и как не потерять бизнес. это два столпа о которых надо Сразу подумать. все остальное решаемо и потом.

Answer 2

[evnuh]

1) Не стоит снимать офис, пока нет острейшей необходимости. Острейшая необходимость - вас 4+ разработчиков и вы должны бешено что-то вместе пилить. До этого момента офис вам не нужен. Чтобы сесть в офис и уж тем более нанимать сотрудников вам нужно быть ИП или юр. лицом. Чтобы их открыть чаще всего это занимает от двух недель и не меньше 20к рублей. Сам офис будете искать, ездить, реонтировать, докупать технику туда, решать проблемы с ним постоянно возникающие - итого уже тысяч 100 для того чтобы смочь начать работать в офисе.
2) офис почти гарантированно заставит вас нанимать сотрудников официально. Если коротко, найм сотрудника влечёт 40% налогов от его з/п.

p.s. Попробуйте trello, он настолько простой и приятный что хочется в нем постоянно сидеть и закрывать таски)

Comments

[evnuh]

Владимир Яцеленко: ну, пока у вас доходы еле покрывают расходы, то до вас дела точно никому нет. Но я же не могу советовать человеку нарушать нормы УК

[Andrei]

Все норм, ИП у меня есть когда еще занимался другим делом, поэтому что такое налоги, банк, расчетный счет, печать - знаю. Людей официально не нанимал ранее, но не думаю это станет серьезной проблемой - официальное оформление, хотя первое время и не думаю никого официально оформлять, максимум - это договор подряда. А так, конечно хочется все по белому.

[Сергей]

Платите налоги. Вырастайте из совка. Налоги надо платить

[evnuh]

Сергей: убедил

[Underline]

evnuh: Бред написали. Офис сейчас подбирается за пару дней. Заключаете договор с арендодателем и в путь. Офисы почти все сдаются с минимальным ремонтом, достаточно просто купить мебель, можно б/у или собрать самому, если руки растут откуда нужно.
Если человек собирается открывать студию, то у него, обычно, уже есть как минимум ИП или он собирается его регистрировать.
Сотрудники официально? Ахаха, вы точно из России? У нас официально сотрудники работают разве что в крупных студиях, в остальных все в конвертах.

Answer 3

[Павел Иванов]

Canape CRM очень понравилась. Как раз сделана для вебмастеров.
Можно выставлять КП для клиента, рассчитывать стоимость проекта в калькуляторе, делать договор и тут же выставлять счета. Клиенты могут оплатить счет сразу on-line.
Есть внутренняя система напоминаний, которая привязывается к сделке. Можно формировать простенькие отчеты.

Answer 4

[Saboteur]

Нужно четко понимать, что быть разработчиком и фрилансером вообще не тоже самое, что менеджером. Это другое направление. Каким бы опытным разработчиком вы не были, совершенно верно - это не просто важные вопросы которые занимают кучу времени, это отдельная профессия и отдельный вид деятельности. Поэтому тут скорее вам следует принять решение - вы таки менеджер или разработчик?
Ибо "Как повысить свой уровень и перейти от фрилансера, до компании, т.е. открыть свою фирму и нанимать сотрудников.", это вы не повышаете уровень, а уходите вообще на другую карьерную ветвь - из разработки в менеджемент.

Comments

[Думай Головой]

Сергей
в яблочко - или ты крутой разраб и получаешь кучу бабла, или ты крутой менеджер и получаешь кучу бабла. если совмещать это нужно уметь нереально резко переключаться, планировать время

[Andrei]

Ребята, я не разработчик. Моя сфера - это реклама в интернет, seo, контекстная реклама и т.д. В моем понимании фрилансер - это уже почти как фирма, т.к. ты сам ищешь клиентов, сам ведешь с ними взаиморасчеты, сам отвечаешь за выполнение. Так почему бы не масштабировать этот процесс и взять себе в помощь еще пару сотрудников?

[Saboteur]

Andrei: Фрилансер - это человек, который ищет себе работу и выполняет ее.
Менеджер - это человек, который ищет работу и контролирует, чтобы работники ее выполнили. Вы будете отвечать перед заказчиком за то, что делают другие люди, и отвечать перед другими людьми за адекватность условия и оплаты.

Не, ну никто ж вам не запрещает. Просто сразу хочу предупредить, что очень большое количество маленьких компаний разорилось, когда их размер превысил возможности менеджмента основателя.

Answer 5

[Дмитрий Солодуха]

Открывал 6 бизнесов с нуля. Последний раз открывал торговую компанию: разработка, проектирование и поставка оборудования.

Сделал борзо:

1. Подключили виртуальную АТС (тогда выбрал Sipuni, сейчас уже их не советую)
   
2. Бухгалтерия на удаленке. Сервис КНОПКА. Им же можно давать различные задания по прозвону клиентов с целью получить, например, закрывающие документы
   
3. Сотрудников нанял на удалёнку. Несколько было вообще в Украине.
   
4. Для связи и совместной работы - CRM. Выбирали много и долго, но остановились на Мегаплане
   
5. Юридический адрес фигурировал только в документах. Домашний фактический как почтовый. Иногда встречался с Клиентами в коворкинге или в арендованных комнатах в бизнес-центрах
   

ИТОГО

• Без лишних затрат на старте получилась рабочая команда.
  
• Никаких косяков, все отслеживается через CRM Мегаплан.
  
• Виртуальная АТС создает видимость нормального офиса и дает все функции полноценной телефонии
  
• Бухгалтерия + Юрист + Бизнес-ассистент отдельным сервисом на удалёнке
  

Затраты минимальные. Польза максимальная.
Всегда когда бизнес развивается и нет подкожного жира - необходимо строго следить за расходами. Такие расходы как офис и прочее, без острой необходимости, лучше переносить на второй год жизни компании, когда уже скопилась клиентская база и есть подкожный жир у компании, на котором в случае чего можно пожить.

Comments

[Роман Моренец]

А какую сейчас АТС можете посоветовать?

[Дмитрий Солодуха]

Роман Моренец: Извиняюсь за долгий ответ. Манго-Офис - они уже долго живут на рынке. Телфин - тоже вроде молодцы.

[Underline]

Дмитрий Солодуха: А как работалось без офиса и как контролировали сотрудников?

[Дмитрий Солодуха]

Underline: Отлично работалось. Контроль осуществляется через CRM: постановка задачи, её отслеживание (сроки, качество и т.п.). Критические и сложные моменты разбирались отдельно: можно прослушать диалог по телефону (виртуальная АТС), указать на ошибки и т.д.

[Дмитрий Солодуха]

Underline: Также, было очень удобно, что сотрудники на удалёнке чувствуют себя как в своей родной среде, поэтому можно было какие-то сложные моменты обсудить до и после рабочего дня. С Айтишниками только сложно.

[Underline]

Дмитрий Солодуха: спасибо за быстрый ответ. По поводу Мегаплана - хватало бесплатных тарифов или приходилось оплачивать помесячно? Как разруливались ситуации, когда человек вроде работал вчера и все было нормально, а сегодня пропал и не выходит на связь, при этом, проект горит. На фрилансе такое сплошь и рядом, держать для этого пул резервов из фрилансеров? Или заключать договор гпх с фрилансером?

[Дмитрий Солодуха]

Роман Моренец: Телфин могу посоветовать. Скорее всего к ним скоро перейдем. Пруф: blog.onlinepbx.ru/2015/01/how-to-choose-an-operator

[Дмитрий Солодуха]

Underline: Не поверите: до сих пор сидим на бесплатном Мегаплане (клиенты и продажи). Пока хватает :) Пропаданий не было. Бывали технические проблемы - продажник, который работал, жил в Донецкой области и когда там были бои не было связи и иногда просто приходилось уйти на полдня. Форс-мажор. Но было буквально несколько случаев. В остальном, никаких проблем не было.

[Дмитрий Солодуха]

Underline: Фрилансеры вообще больная тема))) Тут надо искать чисто своих, а тех кто не свои - держать в ежовых рукавицах. Две статьи по этому поводу: solodukha.com/683 и solodukha.com/712

[Underline]

Дмитрий Солодуха: хорошо, большое спасибо за ответы.

[Дмитрий Солодуха]

Underline: Наздоровье)

Answer 6

[Walt Disney]

Вы упустили один момент, как только появятся сотрудники количество вашего рабочего времени для занятия основной деятельностью, начнёт стремиться к нулю. При этом сотрудники на удалёнке отнимают времени сильно больше чем в офисе. Делегируя что то сотруднику исходите из того, что он всё запорет сильнее чем можно было себе представить, и не давайте ему полномочий чуть меньше чем та граница на которой он может всё порушить.

Я к тому, что не ищите как и что лучше, прижмёт в процессе, решения находятся быстро. Лучше защищайтесь от плохого.

Answer 7

[Талгат Балтасов]

Советую для напоминании и постановки задач другим сотрудникам todoist и trello.

Answer 8

[Андрей Хохлов]

Для ведения проектов, управления задачами и учета рабочего времени рекомендую Worksection

Answer 9

[AlekVorm]

Вам верно говорят, что работать фрилансером-разработчиком и руководить коллективом - это не одно и то же. Не факт, что не получится, просто подход надо менять на управленческий.

Теперь по вопросам:

1. По поводу CRM и системы автоматизации рабочих процессов - использует Пайрус в связке с amoCRM. Эти 2 инструмента полностью закрывают весь спектр активностей по управлению задачами и бизнес процессами и, кроме того, все контакты и карточки клиентов хранятся в одном месте.

2. Если работать командно, то лучше начинать работать в офисе. Можно и удаленно - но в этом случае немного теряется координация и взаимосвязь.

3. Можно попробовать взять бухгалтера сначал на аутсорс.

Answer 10

[Петр Володин]

Ребят, а особенно стартпостер, я тоже подумываю над открытием веб-студии\сео-студии. Если хотите отпишите мне на почту в профиле, или оставьте тут контакты. Было бы интересно пообщаться, помучить вопросами, если у вас уже есть студии или вы тоже начинающие.

Comments

[Underline]

Скайп в профиле)

[Евгений]

Открывал и закрывал веб-студии, если интересно - контакты в профиле.

Answer 11

[Frel]

Если город большой то тама наверняка должен быть коворкинг, попробуй в не поработать)