Фрилансеры / самозанятые, как вы вообще ведёте заказы и деньги?

Question

[Redens]

Я столкнулся с такой проблемой. Заказов стало больше, и я начал путаться:

1. Где какой заказ
   
2. На каком он этапе
   
3. Кто оплатил, а кто ещё должен
   
4. Что уже сделал, а что нет
   

Пробовал:

1. Таблицы
   
2. Notion
   
3. Trello
   

Но всё равно постоянно что-то забывается или приходится лезть в переписки. Как вы это решаете? Что реально работает в жизни, а не на бумаге? С какими проблемами сталкиваетесь чаще всего?

Comments

[AntHTML]

Блин, не могу найти в закладках, но буквально недавно, толи на хабре толи скорее на пикабу, видел статью где чувак выкладывал на гитхаб свой курсач под названием что-то типо "учет работы электрика" или что. и вот там какраз был тот самый необходимый минимум - заказы, этапы, платежи

[Komrus]

Дополню:
прежде чем заказ станет заказом (т.е. тем, на что заключен договор) - ещё могут быть всяческие запросы.
У которых тоже могут быть стадии. И по которым неплохо бы иметь возможность отслеживать - "а не пора ли подёргать уважаемого потенциального Заказчика, с которым договаривались связаться через месяц?"
И прочие куски воронки продаж...

Эт я к чему: - можно глянуть на бесплатные тарифы Битрикс24.
Там много различных шаблонов и заготовок есть для управления кусками проектов и воронкой продаж.

PS> А вообще: то, чем Вы озадачились - это "управление портфелем проектов" :) Это всегда сложно, разлаписто и не имеет однозначного решения :)

[Sergey Chizhikov]

Внесу свои 5 копеек. Пробовал недавно yougile. Мне показалось пользоваться можно. Активно допиливают.

[Евгений Решетников]

Вот отличный вопрос, что я только не пробовал. но все не удобно.
И таск-менеджеры пробовал, и CRM, и сам пробовал писать.
Но ничего не зашло.
Примерно понял причину:
Чтобы использовать таск-менеджеры, надо чтобы клиент тоже работал в нем, т.е. мог ставить задачи, отслеживал задачи, давал комментарии по задачам, т.е. он тоже должен жить в этой системе.
Но заказчики в большинстве не хотят или не могут, им проще написать в ТГ
В итоге мечешься между ТГ и своей системой и в конечном итоге тоже забиваешь на систему.
В подтверждение могу привести пример работы с kwork.ru, там всё общение с заказчиком идет в их системе, в итоге присутствует некоторый порядок в заказах.
Я сейчас просто завожу отдельную папку в облачном диске на заказчика или проект, а затем кидаю в эту папку все что связано с заказом или проектом (договора, счета, ТЗ, картинки).
А в ТГ завел отдельную вкладку Работа и туда пихаю все чаты с заказчиками.
Единственное, приучил себя вести трекер времени, т.е. как только начинаешь работать над каким-то заказом, запускаешь трекер с названием заказа, а в конце просто смотришь сколько времени потратил. Даже если забыл выключить, то трекер достаточно хорошо отслеживает мою некативность, в итоге примерно правильно подсчитывает часы. Я использую TopTracker (https://tracker.toptal.com), но есть другие аналоги

[Алексей Панин]

Я для себя разработал отдельную конфигурацию 1с, мини CRM, где веду всю воронку проектов.

Очень удобно, можно делать сортировку по статусам, этапам, датам и т.д. база клиентов опять же. с контактами, рейтингами и прочее., контроль оплат и сроков.

Answer 1

[Константин Нагибович]

У меня своя учетная система на 1С написана. Там все веду.

Answer 2

[VoidVolker]

Полноценный менеджер задач. Например Redmine.

Answer 3

[UniInter]

Поможет органайзер EssentialPIM - в нем есть модули Заметки, Дела, Календарь, Контакты, Пароли и даже Почта. Крайне удобно для твоего юзеркейса.

Answer 4

[Василий Банников]

Но всё равно постоянно что-то забывается или приходится лезть в переписки.

1. Чтобы не забывалось - надо всё записывать
2. В том числе "спросить у заказчика N, перевёл ли он предоплату", "зайти в банк и проверить перевод на такую-то сумму". "Поменять статус "получена предоплата" у заказа".
3. Это должен быть твой персональный список задач, которым ты должен пользоваться для любых дел, а не только рабочих (либо отдельный рабочий список, если ты знаешь, что в рабочее время не будешь делать личное, а после работы - не будешь делать рабочее)

Если заказов прям очень много - существуют CRM, ERP, таск-трекеры в которых можно и бизнес-процесс описать и вести всякую юридическую документацию (уже в соседних ответах и комментах накидали варианты)

Но CRM не будет работать без первых двух пунктов, так как если ты будешь что-то пытаться удержать в голове - оно будет забываться, это аксиома.

Answer 5

[prgrant]

Для задач, проектов - Б24.
Для заметок - Todoist.
Для бухгалтерии - Бизнес Пак.
Для ЭДО - Диадок.

Answer 6

[ZoomLS]

Хватает обычного текстового файла. Да и сколько же за раз надо проектов вести, чтобы забывать?)

Comments

[Василий Банников]

Если пытаться всё удержать в голове, то даже одного проекта будет достаточно, чтобы что-то важное забыть)