Как организовать в электронном виде ознакомление сотрудников с приказами?

Question

[tictac17]

Суть задачи такова. Есть в электронном виде приказ в формате PDF. Нужно, чтобы каждый сотрудник мог войти в некую систему под своим логином и оставить пометку вида "Ознакомлен / Не согласен / Другое". И таких приказов будет много, поэтому еще одна функция должна быть - возможность выгрузки в архив как приказов, так и этих пометок-подписей к ним!
Пробовал Nextcloud, сотрудники оставляли комментарии к файлам, вроде просто и удобно - пока дело не дошло до архивирования. Не нашел способа выгрузить их комментарии, ну не скриншоты же делать для тысячи приказов?) Может существуют какие-нибудь системы, ориентированные именно на мою задачу? Подпись ЭЦП не нужна, не настолько юридически важно это, т.е. от сотрудников достаточно только комментария к документам.

Comments

[Sanes]

А в чем проблема написать сразу как вам надо? Там всего 3 сущности и примерно столько же связей.

[tictac17]

Если вы про доработку Nextcloud - мне не осилить, к сожалению, не моя специфика. Свое с нуля тоже не вариант. Поэтому ищу готовенькое

[Sanes]

tictac17, готовенькое и бесплатненькое вряд ли найдёте.

[tictac17]

Нашел недавно Doc-v, в принципе то, что нужно, и до 5000 документов бесплатно

Answer 1

[Shavadrius]

Вот случится что-то с сотрудником и подаст он в суд на вас.
Вы скажете "Да ты же это читал, вот ты заходил!"
А сотрудник возразит: "нет, это не я. Этого документа вообще в глаза не видел!"
И суд встанет на сторону сотрудника потому что нет никаких подтверждений ознакомления (ни подписи на бумажном носителе, ни ЭЦП), а то, что у вас там есть в приложении - это чисто для внутреннего пользования.

Comments

[Sanes]

А если так?

Подпись ЭЦП не нужна, не настолько юридически важно это, т.е. от сотрудников достаточно только комментария к документам.

[Shavadrius]

Sanes, а чем верифицирован комментарий? Кто имеет доступ к БД и может "от балды" добавить коммент от кого угодно? Есть подписанный приказ о том, что на уровне предприятия "комментарий в системе" приравнивается к "ознакомлен"? (Это я вообще не знаю, сработает ли такое вообще, далеко не факт).
Предлагаемая система работает до тех пор, пока она нафиг никому не нужна, а как только будет разбирательство - будет плохо без обычных подписей на бумажных носителях.

[Sanes]

Shavadrius, честным словом верифицирован. Требования значит такие.
Для внутреннего пользования и такое иногда подходит.
Я рассылаю уведомление и смотрю, кто прочитал. К тем кто не читал, обращаюсь лично.

[CityCat4]

Sanes, проблема в том, что как только начинает маячить лишение премии, выговор или например свешивание косяков на другой отдел - да вообще какие-либо разборки связанные с "ты козел - нет ты козел" - интерес к формальной стороне протокола (кто подписал, когда подписал, подписал ли или может быть нифига) возрастает резко и даже для внутреннего пользования не проканает.

[Sanes]

CityCat4, ну хочет так автор. Вам не всё ли равно?

[Shavadrius]

Sanes, лично мне все равно, но предупредить про риски и подводные камни такого решения лишним не будет. Может, человек не в курсе как бывает?

[Sanes]

Shavadrius, занимается документооборотом и не в курсе? Наверное где-то бывает.

[CityCat4]

Sanes, Мне-то все равно :) Просто я уже не единожды сталкивался с ситуацией, когда всем например пофиг на подпись об ознакомлении с приказом о запрете соцсетей (о котором ты подписываешься при приеме на работу - что нельзя во вконтактике в рабоче время, даже если получится ограничения прокси обойти) - а когда чел получает депремирование за то, что лазил по этим самым сетям в рабочее время - тут же просыпается желание убедиться, что он подписывал этот приказ :)

[Sanes]

CityCat4, подобное или изначально запрещено или на первый раз пишет объяснительную. На основании объяснительной повторное нарушение уже санкционируется.

[tictac17]

Shavadrius, CityCat4, вы все верно говорите. Просто бывают маленькие конторы в маленьких городах, где дела привыкли делать так, как привыкли, и как следствие, мало у кого появляется желание спорить, качать права и т.д. Думаю, вы понимаете, о чем я)

[CityCat4]

tictac17, В маленьких конторах в таком ознакомлении вообще нет необходимости - там все и так все знают.

Answer 2

[Dimonchik]

ну вот некас система - это система документооборота и есть
их несколько и за раз не обозреешь, придется поработать самим

можно заменить системой тикетов - JIRA платно, Redmine и аналоги есть бесплатны - проще всего вам будет адаптировать

но Вы уже решили проблему самостоятельно, осталось

Не нашел способа выгрузить их комментарии, ну не скриншоты же делать для тысячи приказов

если вы можете сделать это ручками - от копипаст до скриншот, это же можно сделать и скриптами

Answer 3

[Владимир Коротенко]

Посмотрите в API
https://docs.nextcloud.com/server/latest/developer...

Хм но юридической силы это все не будет иметь

Comments

[Михаил Р.]

Да, для элементарной юридической силы необходимо подключить какой то сервис простой электронной подписи и оформить это все на бумаге, мол "я такой то с таким то номером телефона, буду получать уведомление, а согласие буду оформлять вводом смс кода, или не буду :)".

[Владимир Коротенко]

Михаил Р., Проще распечатать все это и раздать под роспись, самое примечательное что адвокат мне говорил распечатывай все. И был прав

Answer 4

[ZERGeich]

WSS Docs
И ознакомление есть.
И архив вполне себе имеется.
И синхронизация с АДом.

Comments

[tictac17]

Хорошая система, все нужное нашел, жаль ценник для мелкой конторы совсем немаленький(

Answer 5

[CityCat4]

Придумать можно все что угодно, но толку от этого нуль. Бумажную копию и подпись это не заменит, ибо не имеет юридической силы.
Только подпись на бумажном носителе.
Ну либо квалифицированная ЭЦП - как выдать ее в энтерпрайзе фиг знает, возможно нужно получать subCA от этого новомодного CA минсвязи.

Comments

[tictac17]

А квалифицированные ЭЦП физлица от того же Контура не годятся?

[CityCat4]

tictac17, А вот это вопрос к юристу.

[Владимир]

tictac17, годятся, см. Федеральный Закон 63-ФЗ https://digital.gov.ru/ru/documents/3446/

Answer 6

[mayton2019]

Тут цель не совсем ясна. Ознакомить чтоб сотрудник был просто ознакомлен? Или чтоб в суд пойти?

Все современные корпорации - тоталитарны. Как мини-армия. У всех есть требование ко всем сотрудникам
- читать почту раз в сутки. И через сутки ответить. В данном случае CEO пишет всем письмо на корпоративный
емейл. Типа "ознакомиться с приказом". По факту ознакомления - уведомить в чят своего лайн-менеджера.
Пока не подтвертили - не получаете аванса и отпусков до разбирательства причин неознакомления.
И побегут ознакамливаться аж со свистом. Вприпрыжку побегут.

Поэтому забудьте вы все эти подписи. В них нет смысла в рамках соврмеменной корпорации.

А если вы предпрениматель или само-занятый или просто гражданский безработный - то вам должно быть положить
буй на эти все циркуляры. И тогда уж только участковые с приставом могут прийти домой и звонить вам
в дверь до посинения с бумажкой. Только так.

Comments

[tictac17]

Цель простая - ознакомление с приказами "чтобы было". Но и чтобы в системе список как "на ладони" было видно - кто, когда и почему ознакомился. Почта/чаты сразу отпадают - замучаешься потом искать и сопоставлять кто что ответил.

[mayton2019]

tictac17, у корпораций никогда не было проблем с ознаколмением всех сотрудников с циркуляром или с приказом. Ресурсные менеджеры или HR или кадры для этого и созданы и работают.

Вобщем не занимайтесь ерундой. Автоматизируйте заводы, транспорт и сельское хозяйство. В корпоративные процессы с такими идеями - не ходите. Потому что это не нужно.

[tictac17]

mayton2019, ну корпорация - это вы загнули, обычное мелкое ООО)
Проблема в том, что у нас не один офис и они в разных городах. Знакомить всех с бумажным вариантом под роспись сложно, хотят это ускорить и упростить, собрав оригинальные подписи с пачкой приказов позднее за раз. Возможно, для вас это и звучит как ерунда, для меня это прозвучало как задача, поставленная директором. Хочу я или нет, а заниматься этой "ерундой" придется (хозяин барин).

[mayton2019]

Ну не знаю дружище как тебе тут помочь. В разных городах говоришь....
Но отправь в каждый город ямщика с приказчиком. Доколе всех не объедет...

[tictac17]

В принципе, под мою задачу я уже нашел условно-бесплатную программу Doc-v. Похоже, это именно то, что нужно + остальной функционал есть куда применить