Электронные внутриофисные подписи — бывают ли?

Question

[I.CaR Soft]

Есть СЭД Тезис. Необходимо лишь согласовывать электронно какой-то документ. Покупать сотрудникам ЭП, регистрировать, перерегистрировать в удостоверяющем центре ни кто для такой нужды не станет.
Имеется ли какое-то понятие электронного-факсимиле для таких внутренних нужд.
Предприятие инертное, после СЭДа, всё распечатывается на бумажном носителе(!) и физически по всем отделам собираются подписи согласующих.
Подписи необходимы лишь для внутреннего согласования. Распечатал для архива, а там уже всеми всё подписано - считаю это так и должно быть в СЭД.
Подгрузил в учётную запись "штампик" и штампуй документы.

Answer 1

[SunTechnik]

Электронная подпись - это обычный сертификат.
То-есть поднимаете свой PKI, и выпускаете сертификаты для сотрудников.
Надо только определиться на чем хранить этот сертификат. (можно на простой флешке, но легко сделать копию, а покупать электронные носители, скорее Вы не захотите).
Но есть вопрос юридический: насколько эти подписи будут значимы в случае конфликтной ситуации. Так как админ в любой момент сможет выпустить новую подпись на любого сотрудника или отозвать старую.

Comments

[Василий Банников]

Но есть вопрос юридический: насколько эти подписи будут значимы в случае конфликтной ситуации. Так как админ в любой момент сможет выпустить новую подпись на любого сотрудника или отозвать старую.

Если в компании есть подобная система для учёта сотрудников, то компания автоматически становится оператором персональных данных и на неё и эту систему начинают применятся все правила, хоть и в чуть упрощённом виде, чем для хранения ПД клиентов.
Эти правила в том числе направлены и на то, чтобы админ просто так не мог ничего серьёзного изменить без ведома.

[I.CaR Soft]

Так администрирующий систему (админ), в данном случае я, и наделён правом от самой организации управлять этим процессом.
Есть список - выдал по списку. Нет в списке - не выдал. Всё регулируется.
Для меня процесс отображения ЭП непонятен. Т.е. его передачи в web-интерфейс да ещё позиционирование на печатную форму. Вот в чём думаю трудоёмкость всей идеи.

[SunTechnik]

I.CaR Soft,
Так процедура ничем не отличается от стандартной ЭЦП.
Лучше спросить поставщика решения, как у них это настраивается.
Возможно, потребуется установка КриптоПро...

Вот документация:
https://www.tezis-doc.ru/features/electronic-signature/

Answer 2

[Василий Банников]

Существует такое понятие, как простая электронная подпись (ПЭП), которой в принципе должно быть достаточно для внутренних документов. Для неё не нужно даже никакие сертификаты или ключи выпускать, не нужно поднимать PKI.

Достаточно просто соглашения, что "документы с которыми сделано X признаются подписанными при помощи ПЭП".
Под X может пониматься, например, нажатие кнопки в интерфейсе внутренней системы документооборота, если для доступа к ней нужен логин+пароль. Можно усложнить это при помощи кода из смс или totp.

Такая схема успешно применяется и в банках, и в государственных структурах.

Есть СЭД Тезис

Попробуйте в поддержке спросить, что нужно, чтобы такое настроить. Почитал я их сайт - они вроде как должны такой сценарий поддерживать.

Comments

[I.CaR Soft]

Как всегда зарубили "архиваторы". Т.е. для архива нужна подпись человека или в крайнем случае согласованная с архивом ЭП. Архив-бухгалтерия, это сторонняя организация от вышестоящей (по секрету от министерства), от того такое нововведение от низов к верхам, в данном случает невозможно.

Answer 3

[alexalexes]

1. Допиливаете вашу СЭД, чтобы в сессии авторизации пользователя в базе сохранялся некий случайный идентификатор md5, который генерится в момент входа в систему пользователя (желательно, чтобы он отличался от прочих сессионных идентификаторов - вам его выставлять наружу).
2. При совершении действия пользователя в электронный документ ставится штамп:

Ф.И.О.: Иванов Иван Иванович
Должность: заведующий складом
Действие: утверждение документа
Дата и время: 18.02.2025 13:00:03
Введен логин: ivanov_ii_234
Идентификатор подписи: 58dcea47f85834a3896cef9ab35b6d13

Получилась простая электронная подпись.
Она действительна только внутри СЭД. При разбирательствах по идентификатору пользователя, логину и дате и времени сопоставляются сведения из базы данных - какому пользователю он соответствует, какие действия в журнале событий системы происходили в указанное время, авторизовывался ли пользователь и т.д.