Если сылки на что-то о правилах работы с электронной документацией организации?

Question

[I.CaR Soft]

После инцидента (удаление рабочей документации за 13 лет с АРМов нехорошими начальниками) решили создать обязанности для работников по работе с электронной документацией (рабочие файлы (не СЭД), сетевой обменник).
По сути вставить пунктами в должностные инструкции тех, кто связан с внутриорганизационным ЭДО (не СЭД).
Но я не юрист, а юрист - "я не умею".
В общем как всегда бросаем программирование и нужно искать что-то эдакое - внутренние инструкции по работе с файлами организации
Есть ли что-то готовое по данному вопросу?
Регулирует это 149 ФЗ РФ.
P.S. Нужны правила, грубо говоря работы с простыми рабочими файлами (doc, xls - ворд, эксель и т.п.), наработки, договора, контракты - простые файлы на АРМах работников. А отсылка к 149 ФЗ РФ, это дабы внести в правила большую ответственность для пакостных людей.

Comments

[I.CaR Soft]

Мда. Видать люди здесь все вольные или молодые, не понимают что такое "Приказ".
Когда люди не компетентны, но пытаются "помочь". Вроде и ветку указал не "создание бэкапов", а "юридическое", "документация" - не помогло.

[Adamos]

I.CaR Soft, видать, тут технический ресурс, а не юрконсультация.

[Everything_is_bad]

I.CaR Soft, тут технически компетентные люди, в отличие от тебя в этом плане. "Бумажка" не спасает от твоей проблемы.

Answer 1

[Rsa97]

Такая задача решается не пунктами инструкций, которые большинство даже не читает, а правильно настроенными правами и регулярными бэкапами. А удаления документов в СЭД вообще не должно быть, только перевод в "недействительные"/"неотображаемые". Удаляться может, разве что, черновик документа, который никто кроме автора ещё не видел.

Comments

[AntHTML]

Не, сча под эгидой обработки ПД и под СЭД делаются удаления, но регламентными задачами, с комиссионным исполнением. А файлопомойка - это вооще не по СЭД

[Rsa97]

AntHTML, Персданные это вообще отдельный разговор. Там и грамотный юрист ногу сломит. Что-то нужно хранить независимо от желания лица, что-то можно хранить в течение определённого периода (например, срока действия договора) опять-таки независимо от желания лица, что-то требуется удалять по желанию лица, что-то нельзя хранить вообще.
При этом как удалять, например, из бэкапов - это вообще вопрос интересный, особенно если это dif- или inc-бэкап.

[I.CaR Soft]

Я поправил вопрос, ЭДО и СЭД немного разные сущности (я про обычные файлы и их оборот внутри организации).
Не нужно думать, как системный администратор, здесь нужно подумать как руководитель.
Почему? Потому что бэкопирование каждого АРМа сотрудников большой организации, плюс ежедневное, это не каждая организация может себе позволить. Такого, из своего 25 летнего опыта, ещё не встречал в организациях.
Второе: Бэкапирование - лишний труд кого-то, чего-то. Лишние мощности, дорогостоящее оборудование. А пакостные людишки не будут чувствовать ответственности. И будут постоянно что-то такое делать.
Это как убрать законы о краже, но ставить более суровые замки на дверях. Как вы думаете, % краж снизиться?
А создать правило (закон) под роспись и тыкать в него носом тех, кто напакастил, и наказывать, публично, это на практике даёт большее КПД.
Вот об этом мне и нужно почитать и что-то от туда родить - "правила работы с файлами организации".

[I.CaR Soft]

Rsa97, Персональные Данные - это другое. Здесь я поправил вопрос. Здесь о файлах (наработках на АРМах работников).

[I.CaR Soft]

AntHTML, Верно. Именно нужны правила, грубо говоря работы с простыми рабочими файлами (doc, xls - ворд, эксель и т.п.), наработки, договора, контракты - простые фалы на АРМах работников.

[Кот Абсолютный]

I.CaR Soft,

Потому что бэкопирование каждого АРМа сотрудников большой организации, плюс ежедневное, это не каждая организация может себе позволить.

Бэкапирование рабочих станций смысл имеет только в том случае, если она в чем-то уникальна, но таких машин две-три от силы найдется. Вообще же все раьбочие документы должны лежать на серверах, на рабочей станции не должно быть ничего.

Только настройки юзера. Рабочая станция - расходник, она обычно в резерве стоит парой штук.

Бэкапирование - лишний труд кого-то, чего-то

Когда поймаешь криптора, который тебе пошифрует базу 1С - сразу поймешь, насколько этот труд "лишний". Обойти один такой "лишний" случай - уже отбивает все на него затраты :DDD

Пожарная охрана - тоже !лишний труд" - монтировать пожарку, извещатели, шланги, огнетушители ставить. Большинству оно никогда не пригождается. Но если пригождается...

[AntHTML]

I.CaR Soft, Тогда пишите инструкции работы с файлами, дескать рабочие проекты хранить только в папке d:\cad\%project%, эти папки поставить в теневое бэкапирование, а не так что как кому удобно.
С ценами на бэкапы/замки - вопрос решается расчетом рисков - что дороже потерять/восстановить

[AntHTML]

Rsa97,

При этом как удалять, например, из бэкапов - это вообще вопрос интересный, особенно если это dif- или inc-бэкап.

Блин, а вот реально, насчет организации ПД в бэкапах как-то досихпор не задумывался, особенно в годовых с 5ти летним сроком хранения, хоть и на внешних носителях. Интересно было бы почитать практику по данному вопросу.

[Rsa97]

I.CaR Soft,
ЭДО - электронный документооборот. СЭД - система электронного документооборота.
"обычные файлы и их оборот внутри организации" в общем случае никакого отношения ни к тому, ни к тому не имеют.
Если у вас есть хоть какая-то файлопомойка, на которой все эти файлы хранятся, то бэкапить её не проблема. Если же каждый хранит файлы у себя, да ещё и расшаривает свои папки, чтобы другие могли эти файлы использовать, то тут вопросы к сисадмину - почему в организации такой бардак.

А создать правило (закон) под роспись и тыкать в него носом тех, кто напакастил, и наказывать, публично, это на практике даёт большее КПД.

Наибольший эффект даёт ограничение прав пользователей на локальных компьютерах и создание удобной для них системы централизованного хранения и обмена документами. Правила, написанные на бумаге, не защитят вас ни от случайного удаления файлов (ой, delete - это же скопировать файлы?), ни от технических сбоев (а у меня компьютер с утра не включился и SSD не 640 Gb, а 64 Mb показывает), ни от злонамеренного удаления (например, при увольнении).

наработки, договора, контракты

Договора и контракты как раз должны быть в централизованной CRM. Персональные наработки - как минимум, дублироваться в общее файлохранилище с бэкапом.

[I.CaR Soft]

Кот Абсолютный,

Когда поймаешь криптора, который тебе пошифрует базу 1С

- вас унесло в иную сторону.

Пожарная охрана - тоже !лишний труд"

- Вот тут вы почти подошли к вопросу.
Вы в журналах по ТБ расписываетесь, допуск по электробезопасности имеете? Корочки эти как получали? Током вас били или всё-таки нормативные документы изучали.
---
Честно, диалог с вами зашёл не в конструктивную область.
Задача проста - дать свод правил. И не вам их дать, а лишь, кто имел опыт, направить на такой ресурс, где можно что-то увидеть, почитать, скачать.
P.S. (всё как на старых, русских форумах 2000-х... все умничают, а суть вопроса не решается. Почему и победило в своё время Стэковерфлоу все эти форумы)

[I.CaR Soft]

AntHTML, Так вот именно, ведь такие стандартные инструкции 100% существуют.
Я программист-разработчик в госорганизации, помощников нет, не имею физически времени на писание оных. И наработок оных правил не имею. Ни когда не делал.

[I.CaR Soft]

Rsa97,

Если у вас есть хоть какая-то файлопомойка, на которой все эти файлы хранятся, то бэкапить её не проблема.

- это одно.
Вопрос не про бэкапы, вопрос про правила.
Жаль. Вижу обсуждение зашло в тупик.

[AntHTML]

I.CaR Soft, Стандартных нет и не существует, т.к. пишутся всегда под существующие техпроцессы и нужды конкретных задач и условий.
Где-то - технически нужно обрабатывать информацию на локальном диске - там пишется инструкция по работе с учетом локального диска (тяжелые проекты кадов)
Где-то - можно обрабатывать на сетевом диске (проекты типо договоров/актов)
Где-то - обязательно прогонять через СЭД - подписанный номенклатурный официоз
И в рамках одного отдела, даже не компании, таких инструкций (регламентов) может быть несколько. Естественно юридически утвержденных руководством (приказами), а в должностной инструкции в таком случае хватает типовой фразы о соблюдении внутреннего распорядка, как и с правилами ТБ. Ну единственно, часто отдельно в должностных акцентируют внимание на инфобез/комтайну, чтобы в случае утечки сотрудника было проще набутылить, что он был ознакомлен.
А вот какраз предотвращение потерь - это про бэкапы, а не правила - как уже выше сказали - вирусам шифровальщикам и механическим/электрическим сбоям ваши правила до одного места, человеку тоже

[Rsa97]

I.CaR Soft, Ну выдадут вам правила:
1. Хранить все рабочие файлы в папке C:\документы.
2. Регулярно делать копии рабочих файлов в папку C:\резервные_копии.
3. Не удалять файлы.
4. Не предоставлять общий доступ к рабочим файлам.

А дальше то что? Будете раз в день обходить всех и проверять соблюдение правил? И надолго вас хватит? Сначала раз в день, потом раз в неделю, а там, глядишь, уже год ничего не проверяли. А потом кто-то шифровальщика поймал и он по всем самопальным шарам прошёлся и у половины народа файлы зашифровал.

Вы в журналах по ТБ расписываетесь, допуск по электробезопасности имеете?

А как вы думаете, все, кто расписывался в журналах, эти правила соблюдают? Откуда же тогда несчастные случаи на производстве? У вас то же самое будет. Все прочитают, распишутся, и продолжат делать всё как раньше, потому что привыкли и им так удобно. И пока вы не сделаете так, что по правилам будет работать удобнее, чем нарушая их, ничего не изменится.

[Adamos]

Rsa97,

пока вы не сделаете так, что по правилам будет работать удобнее, чем нарушая их, ничего не изменится

Характеристика российского законотворчества на любом моменте его истории ;)

[Rsa97]

Adamos,

Характеристика российского законотворчества

Полагаю, что не только российского. Причём, подойти можно с двух сторон, делая удобнее соблюдение правил и/или неудобнее их нарушение.

[Adamos]

Rsa97, примеров первого подхода в вышеупомянутом не припомню.

[rPman]

AntHTML,

организации ПД в бэкапах

юридически подзаконными актами как я понимаю принято это не целесообразным, тупо дорого (пересоздавать бакап) а реализуют удаление следующим образом, где то записывается список обезличенных id удаляемых данных (сам алгоритм создания и использования id должен так же бакапиться), и при восстановлении из бакапа, этот список прогоняется на повторное удаление. Если происходит необратимый апгрейд, то восстановление из более старого бакапа должно пройти повторную процедуру обновления (что скорее всего нереально, часто апгрейды это полуручная процедура) либо лучше поддерживать в списке id на удаление старые и новые типы идентификаторов.

[Кот Абсолютный]

I.CaR Soft, Обсуждение зашлдо в тупик, потому что Вам пытаются доказать, что Ваши правила будут бесполезны - технический вопрос не решается административными средствами.

Ну породите Вы правила. Однакомите, даже под роспись. Дальше что? Человек - он оптимизирует свою деятельность, особенно тупую. Как будете проверять их соблюдение? Ходить и спрашивать? А административного веса хватит? Так вот запросто подходите к директору "Павел Серафионович, а Вы правила работы с документами выполняете?" А если он скажет "Нет" - что будете делать?

Еще раз - у Вас неверные начальные положения, Ваша задача не рещается таким способом.

Answer 2

[rPman]

'Глупость' техническими средствами не решается, меняйте слово глупость на что угодно, если человек пожелает нагадить, то вы не сможете заранее предугадать его методы, вспоминаем 'анекдот про солонку в столовой'.

Людей очень сложно заставить делать что то дополнительно,.. и не нужно, резервное копирование можно и нужно делать автоматическим, даже если восстанавливать можно будет только вручную, это уже дает пользу и экономит время и деньги в будущем.

p.s. убеждайте руководство в том что резервное копирование очень важно, и что разок скопировать на флешку и положить в сейф это не то.