Наведение порядка это не только техническая задача, т.е. не достаточно какой то програмки, в которой ты пишешь - вот эта фиговина леждит в ящике под номером 12,... с этим справится любой текстовый документ или excel файл! но и организация работы в физическом смысле с ними, а именно взял вещь, отметил в программе что ее взял такой то человек, положил вещь, отметил что такой то вернул вещь, и все участники должны контролировать какую вещь взял и куда вернул.
Без контроля система разваливается, вещи будут складывать не куда надо, а куда попало, отмечать в программе забывать и т.п.
Собственно все эти бюрократические 'взятие под роспись' и есть попытки контролировать этот процесс. Когда у действия есть ответственный - то действие будет сделано как надо с большей вероятностью
p.s. отмечать кто взял куда положил можно и в экселе, только он не защищен от манипуляций, ведь его можно открыть и отредактировать, подставив другого человека.. вот тут и вылезают приложения, в которых вводится атворизация, разграничения прав доступа, логирование событи и ограничение функционала