даж не знаю что и сказать
1. Все письма приходили бы на один общий ящик (типа info@firma.ru);
пусть приходят :)
2. У каждого сотрудника фирмы была бы своя учётная запись, с которой можно отвечать на эти письма в этом общем ящике;
тогда у каждого сотрудника должна быть своя учетка+учетка info. тут нужен imap
3. У писем есть тэги/ярлыки. Желательно, чтобы система автоматически присваивала (фильтрами?)
если отсылающая сторона проставляет эти теги, то на юниксе это делается почтовый сервер (sendmail,postfix,exim + procmail)
4. Раскладка писем по персональным папкам сотрудников (желательно). Это чтобы если письмо лежит в папке "Вася", значит Вася заведует этим письмом/перепиской.
конфиликтует с п.2 или Вы не подробно описали. папка "Вася" и учетка "Вася" - это разное
5. Чтобы письма объединялись в цепочки.
это уже клиентская программа должна уметь
