в любом случае это все надо добавлять в таблицу, либо же писать нормальные комментарии в переводах их которых потом можно сделать выгрузку в csv, загрузить таблицу и на основе этих комментов делать отчеты.
то есть у вас уже проблема на первой стадии, на стадии учета, а учет это всегда тупой внос данных в таблицу и просто сами вдумайтесь этот шаг никак не обойти.
какая разница где таблица будет в облаке или у вас на диске? таблицей она от этого не перестанет быть