Самое простое и безотказное наверное это VBA в вашем случае, но это клиентское решение - нужно написать макросы, тиснуть каждому в аутлюк (разрешить их), определенные правила и условия и что делать.
Но это если клиентов мало. (а ведь вы еще можете написать обновление и опять нужно будет всем как то разлить)
Exchange Web Services тоже вариант, создать пользователя с Impersonate правами на все ящики (тут страдает безопасность) и скриптом раз в 1 или в 6 или раз в сутки - получать почту по нужным критериям.
Но все это костыли конечно, лучше бы если ЦРМ сразу умела работать с почтой сама, через тот же ЕВС или через аддин к аутлюку, т.к. без опыта в этом можно засесть надолго...