Артемий

1. Можно почитать документацию пользователя к существующим общераспространенным црм системам.
2. Можно поизучать на практике как работают эти системы, установив какую нибудь опенсорсную систему.
3. Можно почитать просто по CRM системы, чтобы понять предметную область.
3. Архитектурные особенности CRM систем мало отличаются от от архитектурных аспектов других бизнес приложений, поэтому можно просто почитать книжке по архитектуре систем.

Есть готовые движки бизнес процессов и сервисы, которые все эти задачи решают. Формально BPEL спецификация исполняемых бизнес процессов.

Java, NodeJS

Это называется проект системы. Он может быть разного уровня детализации и состава в зависимости от ситуации. Вы написали про ТЗ, по идее там все должно быть, но видимо по факту у вас бизнес требования. В минимуме модель данных и модель интерфейса надо сделать, а так гуглите методы проектирования и разработки программного обеспечения. Если пилите микросервисы это одно, если монолит - другое, но сейчас такая технологическая ситуация, что приходиться начинать со схемы используемых компонент в системе, т к под каждую задачу есть уже готовый элемент.