В зависимости от подробностей. которые всплывут при написании более детального ТехЗадания, могут быть варианты.
Возможно, удастся обойтись NextCloud
Возможно, если "задание прав на доступ" окажется по факту разлапистым бизнес-процессом (например - при заведении в в системе нового проекта, менеджеры и инженеры, имеющие к нему отношения, должны получить доступ к папке этого проекта. Причем менеджеры - вот к этим подпапкам а инженеры - воон к тем...)
И отчётов ещё пачку надо возможно вам надо будет. И увязать с документооборотом...
Тогда придётся смотреть в сторону ECM систем (Enterprise content management)