Голосование не может иметь юридической силы.
Документ может иметь юридическую силу.
Поэтому должен быть документ - например договор, соответствующим образом подписанный.
Например договор на бумаге, подпись директора и печать. Или электронная подпись с сертификатом выданным доверенным центром сертификации, причем суд должен доверять этому центру сертификации.
Например браузер и ваша ОС вполне доверяют сертификатам выданным COMODO, а вот суд далеко не факт что сочтет такую подпись значимой - что ему какая-то зарубежная контора.
Какова для этого должна быть авторизация?
Без разницы. Суду ваша авторизация вообще малоинтересна, и маловероятно что он примет факт ее наличия к сведению.
Надо ли где-либо дополнительно регистрировать сайт?
Сайт это всего лишь инструмент для вашей работы - к судебным разборкам с контрагентами он не имеет никакого отношения.