Организация документооборота в небольшой компании. Кто какие решения использует?
В процессе деятельности количество контрагентов, и связанных с ними документации постоянно растет. Договора, заявки, счета и прочая документация, все нужно как то хранить с привязкой к контрагенту и администрировать, а также по возможности масштабировать и интегрировать в другие системы, например CRM.
У нас например эволюция документооборота была такая:
Первоначально когда еще толком не было офиса и штата сотрудников, создавали %имяконтрагента% в Google Drive. В CRM подвязывали к контрагенту ссылку на папку с документацией, и все это более менее нормально функционировало. Далее с переездом в офис стали очевидны недостатки такого решения - постоянно жрущие ресурсы офисных машин вкладки Гугл Диска, необходимость скачивания документов на ПК, нагрузка на канал интернета, необходимость гуглоаккаунта.
Следующим этапом стало перенос всего хранилища на локальный сервер, организация шары. Но вот тут уже стало не так удобно отражать это все в CRM, пути то все локальные, ставим пока ссылку file:\\ Ну и есть другие недостатки - при увеличении числа папок-контрагентов проводник не так бодро показывает список папок, поиск документов замедляется, дубли, отсутствие версификации и тд. Нахожусь в поиске других решений.
А как организуете документооборот в организации вы? Интересуют простые функциональные решения без вложений "over9000$".
JIRA удобная, покрывает множество проблем. Особенно с заявками.
Документация - dokuwiki или привязавшись к Atlassians продуктами Confluence.
MS Outlook, если замутить, но нужно подумать во сколько обойдется привязка к MS, тем не менее если у вас уже есть Exchange, то странно что вы до сих пор не пользовались задачами, общими папками, формами..
Средний
