Из минимального, что можно создать, не привлекая специалистов - локальную базу данных в Microsoft Access.
Вам нужно как минимум 3 таблицы: Сотрудники, Оборудование, Закрепление оборудования.
Создать формы для добавления Сотрудника, Оборудования и Закрепления оборудования.
И, возможно, 2 отчета - Закрепленное оборудование по сотруднику, Закрепленное оборудование всех сотрудников.
Если с базой данных предполагается работать больше 1 человека, то вам уже нужна полноценная коробочная система от какой-нибудь 1С и специалисты, которые ее настроят.