Раньше, когда клиентов было мало, я хранил данные о клиентах в текстовом файле с именем клиента,
Т.е логины, пароли, краткая информация о клиенте, контактные лица, выполненные работы.
Все это хранилось в папке на криптодиске.
Потом сделал себе кривенькую самодельную CRM на SQLite, с шифрованием реализованным стандартными инструментами, где храню все данные о клиенте, выполненные работы, характеристики клиента, есть встроенная напоминалка о запланированных задачах при запуске.
Храню все это дело на домашнем сервере, вместе с другой рабочей информацией.
В общем возьмите какую-нибудь вызывающую доверие и удобную вам CRM и пользуйтесь, или делайте сами.
Если накроется сервис (всё может быть), я останусь только с зашифрованной базой и всё.
Храните локально.
В экселе - сдохнет мой ssd и всё...
Бэкапы разве отменили?
Заказчики как дети малые - постоянно удаляют письма в почте, ленятся пролистать диалог в ВК, забывают и так далее...
Ну почему же как дети. Нормальное поведение, оно им надо листать ваши диалоги в ВК? Они деньги платят, за то чтобы вы листали и помнили.