Я думаю выходом будет работа в инструменте, который объединяет в себе совместную работу над ТЗ и планирование/контроль задач по исполнению этого ТЗ (макеты, доработки и т.п.).
Заводите под заказчика отдельный проект, в нем есть Wiki, в ней можно писать требования или можно импортировать из MSWord, в чем там заказчик ТЗ изначально записывает. Там же можно обсуждать разделы ТЗ, добавлять макеты, их обсуждать и т.п. Заказчика запускаете в проект.
По каждому разделу ТЗ создаете задачи на подготовку макетов, доработку ТЗ, реализацию (разработку). Там же видите их статус (выполнено/не выполнено).
Все это можно организовать при помощи связки онлайн-редакторов (google docs, dropbox paper) и таск-менеджеров. Но, имхо лучше в одном сервисе это иметь, например, как сделано в
scrumboard. В базе знаний пишем требования, на основе статей базы знаний создаем доработки или задачи - что еще нужно?