Как организовать коммуникацию с заказчиком?

Question

[Андрей Титов]

Внезапно стало неудобно и непродуктивно общаться с заказчиками, которых набралось под 50 и с ними нужно взаимодействовать и отслеживать состояние процесса разработки в актуальном состоянии одновременно.

Почта перестаёт работать, как инструмент коммуникации, после вложенных друг в друга 15 сообщений. Разбивка сообщений по темам и сообщениям объём переписки только увеличивает и запутывает.

Как унифицировать отдельное хранение файлов и документов - кто то одним файлом ТЗ шлёт, кто то порознь и в разных форматах?

Как организовать демонстрацию результатов и сбор фидбэков по ним?

Как организовать совместное с заказчиком участие в процессе тестирования?

Answer 1

[Александр Фёдоров]

Андрей, у вас получается пул разных задач и под них целесообразно использовать разные системы:

Внезапно стало неудобно и непродуктивно общаться с заказчиками, которых набралось под 50 и с ними нужно взаимодействовать и отслеживать состояние процесса разработки в актуальном состоянии одновременно.

Для управления коммуникациями с заказчиком - CRM-система (их множество, я работаю в bpm'online), в ней фиксировать все контактные данные, связи между клиентами и контактами, планировать встречи и звонки, желательно туда же завернуть электронную почту.

Процесс разработки - система управления проектами, можно в самой CRM-системе вести список объектов их статус, сроки и % выполнения.

Почта перестаёт работать, как инструмент коммуникации, после вложенных друг в друга 15 сообщений. Разбивка сообщений по темам и сообщениям объём переписки только увеличивает и запутывает.

Обсуждение отдельных организационных тем всё равно придётся вести в почте - это самый эффективный на данный момент инструмент, позволяющий фиксировать историю и договорённости. Разбивать переписку по темам - хороший вариант, в конце договорённостей - резюме.
Обсуждение проектных задач вынести в систему описания задач (можно пользоваться любой wiki-системой, начиная от платной Confluence, до MediaWiki и т.п. или использоваться связку NextCloud+LibreOffice Collaborate для командного онлайн-редактирования документов - я пользуюсь вторым набором).

Как унифицировать отдельное хранение файлов и документов - кто то одним файлом ТЗ шлёт, кто то порознь и в разных форматах?

Определить свой формат ТЗ и приводить все документы к единому виду и единой структуре. И своё хранилище с разграничением доступа (я, опять же, пользуюсь NextCloud)

Как организовать демонстрацию результатов и сбор фидбэков по ним?

Перед передачей результата работ в тестирование составить тест-кейсы, в которых с одной стороны должно быть описаны действия пользователя и плановый результат, а с другой стороны пользователь укажет что у него реально получилось и какие замечания. Для этого тоже есть свои системы, мне пока обычных текстово-табличных документов хватает - если делать ТЗ в виде пользовательских историй, то их же потом можно в качестве тест-кейсов использовать.

Как организовать совместное с заказчиком участие в процессе тестирования?

Этот процесс лучше разделять на три: внутреннее тестирование + обучение + тестирование заказчиком с заполнением тест-кейсов.

Можно ещё почитать книгу М.Кон Пользовательские истории - неплохо описан процесс и порядок организации Agile-разработки.

Answer 2

[Андрей Плетенев]

Внезапно стало неудобно и непродуктивно общаться с заказчиками, которых набралось под 50 и с ними нужно взаимодействовать и отслеживать состояние процесса разработки в актуальном состоянии одновременно.

Способы коммуникации по степени убывания эффективности:

• личное общение
  
• видеосвязь (скайп и пр.)
  
• телефон
  
• переписка
  

В вашем случае, в тикетах рекомендую фиксировать только итоги устных договоренностей.

Как унифицировать отдельное хранение файлов и документов - кто то одним файлом ТЗ шлёт, кто то порознь и в разных форматах?

Унифицировать действия заказчиков намного труднее, чем унифицировать обработку информации внутри компании. Советую выработать правила и внутри приводить все к одному виду, формату и структуре хранения.

Как организовать демонстрацию результатов и сбор фидбэков по ним?

Предварительные демо поднимаете на своем сервере. Показываете сами или даете доступ. Фидбэк устный получаете в ходе показа (фиксируете письменно), фидбэк письменный от самостоятельного ознакомления просите прислать сразу в тикеты или почтой. Приемку проводите по плану приемки, который должен быть частью ТЗ. Финальный фидбэк - подписание актов.

Как организовать совместное с заказчиком участие в процессе тестирования?

Обычно заказчик соглашается на участие в тестировании в следующих случаях:
a) заказчик внутренний, b) низкое доверие к вашему тестированию или c) заказчик хочет съэкономить и согласился тестирование взять на себя. В остальных случаях - тестирование - это ваша задача. Заказчик хочет получить демонстрацию и увидеть, что все прекрасно, а не ваши баги. Ну а если смотреть шире, то любое обнаружение бага в ходе эксплуатации, является тестированием силами заказчика. :)

Comments

[sim3x]

личное общение - не работает, без закрепления в тексте
видеосвязь (скайп и пр.) - аналогично
телефон - аналогично
переписка - если не структурирована, также не работает

Answer 3

[Max Kostikov]

Старая добрая проверенная система тикетов. Для примера см. как работает issue на Github.

Answer 4

[kn0ckn0ck]

Я думаю выходом будет работа в инструменте, который объединяет в себе совместную работу над ТЗ и планирование/контроль задач по исполнению этого ТЗ (макеты, доработки и т.п.).

Заводите под заказчика отдельный проект, в нем есть Wiki, в ней можно писать требования или можно импортировать из MSWord, в чем там заказчик ТЗ изначально записывает. Там же можно обсуждать разделы ТЗ, добавлять макеты, их обсуждать и т.п. Заказчика запускаете в проект.

По каждому разделу ТЗ создаете задачи на подготовку макетов, доработку ТЗ, реализацию (разработку). Там же видите их статус (выполнено/не выполнено).

Все это можно организовать при помощи связки онлайн-редакторов (google docs, dropbox paper) и таск-менеджеров. Но, имхо лучше в одном сервисе это иметь, например, как сделано в scrumboard. В базе знаний пишем требования, на основе статей базы знаний создаем доработки или задачи - что еще нужно?

Answer 5

[Артем Васин]

Добрый день!
Почему бы не внедрить CRM систему с функциями совместной работы, ведения проектов и внешних чатов?
Один проект - одна сделка, к нему подключаете ответственных сотрудников, прикрепляете задачи, все необходимые файлы, в окне внутреннего чата в карточке проекта общаетесь с коллегами по всем вопросам.
Затем отправляете инвайт из чата клиенту и общаетесь с ним онлайн, прикрепляя и отправляя в одном окне любые файлы.
Получается структурированная работа над проектом внутри компании и плюс сразу совместное с заказчиком участие в процессе.

Comments

[Максим]

уж не реклама ли это?

[Василь Бойко]

Максим: какая разница? главное - ответ получен!

[Артем Васин]

Максим: Максим, на самом деле никакой рекламы) Объективное предложение для решения проблемы коммуникаций. CRM-систем много, можно выбрать любую

Answer 6

[Евгений]

Я использую OnlyOffice. Он мне не нравится, если честно (особенно редактор: тыкать мышкой, вместо того, чтобы писать не отвлекаясь markdown, это ужасно), но намного удобнее почты.

Думаю, что помимо OnlyOffice можно много чего более удобного на эту тему найти. Я когда-то на выбор заказчику предложил несколько альтернатив, и он выбрал OnlyOffice.

Comments

[Евгений]

Кстати, я сейчас с заказчиком перехожу на Trello.
Возможно, для вашего случая это слишком простая штука, но мне пока очень нравится. Создал доску с несколькими колонками, как у них в примерах (*Incoming Tasks*, *In Process*, *QA*, *Deployed*), перетаскиваю задачи между ними). Пока нам нравится, но тестовый полет всего один день, переносим вручную задачи из OnlyOffice.