И как вы организовываете поиск по документам и ссылкам.
так тут трактат целый
по вопросу - недавно был же топик про фришный а-ля Эвернот,
я юзаю и Эвернот и PIM - essential PIM (но есть и другие)
но важнее - организация работы, рекомендую от
Васи Кислого, там научишься прикреплять все в кучу по задаче и знать где оно лежит
а мп3, прон, буки и видеобуки смело можно хранить в куче , удалять и скачивать заново
P.S. если очень хочется - можно замутить с локальным поисковиком, Коперник там и прочие в том числе фри,
но я рекомендую привыкать к облакам - быстро окажется что ценного деньгиприносящего не так и много,
а для фоток есть Пикаса