Создаете на ПК где лежит папка двух новых пользователей. Или даже одного User001. Предоставляете доступ к этой папке этому пользователю какой нужно (чтение/запись).
На двух ноутах при попытке обращения к этой папке должно выскочить окно с запросом логина и пароля. (Если нет, то можно запустить помощник подключения сетевых дисков и там указать данные для подключения.) Если снова нет, то смотрим настройки общего доступа.

Смотрите, база данных в MS SQL сервер у вас ведется в режиме "полный".
В этом режиме все транзакции кроме того что они записываются в саму базу, пишутся еще и в лог файл, тот самый ldf. Вам нужно узнать сколько в реальности у вас занимает сама база, а не лог файлы от нее.
Для этого в ms sql management studio нужно построить отчет по занятому месту на диске. Там буквально на базе правой кнопкой, отчеты, занято место на диске. Можно и другими способами, но этот самый адекватный и простой.

Потом вам нужно определиться с дальнейшей архитектурой.

1. Если вы так и оставите режим "полный", то нужно снимать резервные копии с журналов транзакций. Обычно достаточно раз в 15-20 минут. Тогда журналы не будут разрастаться до неприличных размеров. 1-3 гб скорее всего будут у вас. Делать это можно через агента sql сервера, добавив в него соответствующее задание. Ну и задания на полный и дифф бэкапы тоже.
   
2. Можно перейти с режима "полный" на режим "простой". В этом случае лог файлы не будут вестись вообще, а значит не нужно заморачиваться с их резервным копированием и очисткой. Кстати, для приведения лог файлов к нормальному размеру вам придется временно перейти на простой режим работы.
   

Что касается размеров самой базы с документооборотом, все современные конфигурации предлагают два варианта хранения документов:

1. внутри самой СУБД
   
2. на файловом хранилище
   

Если документов много, то обычно подходит файловое хранилище. Просто СУБД не очень хорошо справляется с хранением файлов. Но при хранении файлов отдельно возникает вопрос в обслуживании (резервном копировании) всей этой конструкции.

С одной стороны в любой офис где больше 5 ПК и нужны хоть какие-то ограничения по доступам уже можно ставить AD. Когда-то у МС были примерно такие рекомендации. И были сервера foundation до 15 пользователей с ценой как десктоп. С другой... сейчас ставить МС не модно. Нет, если навыков по другим продуктам мало, если за пиратку не переживаете, то все можно. И подняв на МС уже переползать на другие продукты в чем-то проще. Тем более что у вас уже везде на ПК винда стоит, винсервер будет быстрее внедрен.

Если не заморачиваться по виндовым продуктам, то можно просто поставить хранилку NAS (можно самопал на truenas), там обычно есть Samba. Насколько я помню она позволяет поднять домен и запихнуть туда компы и пользователей, распределить права доступа. Там нет GPO и много чего еще. Заодно будет иметь рейд и бекап на диск со снепшотами. Все это с красивым веб интерфейсом и без возможности стрельбы в ногу. Можно и без заведения компов в домен. Просто подключить нужные сетевые диски каждому пользователю под его учетными данными созданными в NAS.

Бухам действительно нужно отдельно жить, только не сеть отдельную, а просто отдельные папки с их данными и 1С. Чтобы никто кроме них туда не лез. И даже папки баз 1С нужно разграничивать, часть сотрудников пойдут в УТ, бухи пойдут и в УТ и в БП, часть бухов пойдут в УТ, БП, ЗиК.

Сеть пока плоская, с одной подсетью. Ну если видеонаблюдение будет, можно вывести в доп сеть.

По урокам не знаю, раньше можно было почитать рекламные буклеты|сайты где расписано как классно вы заживете купив тот или иной продукт. Ну и дальше уже пытаться внедрить описанные решения приближая действительное к желаемому. Рекламные материалы по тому как лучше обустроить SMB сегмент в интернетах валяются, ищите. Ключевые слова SMB, small business, soho server. Есть учебные курсы по тем или иным продуктам у вендоров. Тыкаетесь, понимаете какие вас беспокоят проблемы, понимаете какие вопросы нужно решить, находите продукт закрывающий проблему, обучаетесь по этому продукту, внедряете, следующая итерация.