Можно сделать Word документ, как Вы правильно сказали с заданными полями, так сказать макет. Затем на VBA, из самого документа, заполнять их в соответствии с программой, которую нужно написать.
Есть еще путь написать приложение на .Net, там есть провайдеры для создания документов MS Office (при установлленом MS Office) из приложения.