Система документооборота с использованием ЭЦП?

Question

[Руслан Галиев]

Здравствуйте
Подскажи систему для организации внутри компании внутреннего документооборота с использованием ЭЦП. Преимущественно конечно open source.

Answer 1

[Клёвый Админ]

Руслан, смотрите какая история. ЭЦП - это устаревший термин, в данный момент в ФЗ такого термина нет, есть такие:
КЭП - квалифицированная электронная
НЭП - усиленная неквалифицированная
ПЭП - простая электронная подпись

Так вот, всё по тому же ФЗ (более подробно тут https://kontur.ru/spravka/41-kakie_vidy_podpisej_v..., и с учётом "попутных" документов. Внутри компании вы можете использовать практически любую подпись, чтобы их действие было юридически значимым, с некоторыми оговорками.

Так, для документов с жизнью только внутри компании (любые заявления на имя директора, согласования отпусков и командировок), вполне подходит простая подпись - а это, на минуточку, просто логин и пароль.

Для документов связанных с мат ценностями (отгрузки между складами, акты приёма передачи), лучше (на самом деле, нужно консультация юриста, ему, в вашей компании виднее) использовать неквалифицированную эп - а это любой (абсолютно любой) сертификат выданный любым (абсолютно) центром сертификации, с такими вот оговорками:
1. Внутренним распоряжением, с которым ознакомился и согласился каждый действующий в системе сотрудник, вы должны "договорится", что сертификаты этого УЦ являются для вашей организации НЭП'ом.
2. Сертификаты должны выдаваться персонально, и должны однозначно идентифицировать сотрудников.

Учитывая это, встроенный в виндовс центр сертицикации легко подходит вам. (софт под такой тип подписей есть - почти все веб сервисные документообороты, работающие через браузеры, умеют работать с обычными сертификатами (не ГОСТ'овыми)). Но на самом деле, даже в этом случае можно использовать просто логин и пароль.

Сам же КЭП (тот самый, который либо крипто про либо Випнет) нужен если вы обмениваетесь документами с ДРУГИМ юридическим лицом, там уже простой договорённости, в большинстве сценариев будет недостаточно, особенно когда речь идёт про обмен ТОРГ12 и СФ (и производными формами). Однако всякими заказами, договорами и менее ценными документами, даже в этом случае можно обмениваться использую НЭП (предварительно указав этот факт в допнике к договору).

Вот такой вот ответ, не совсем в тему.

UPD. Это я всё к чему.
1. Вам не обязательно нужна система умеющая работать с подписями вообще, достаточно той, что может сделать Логин и пароль пользователя и позволяющая сказать Юзер1 - нажал кнопку 1 вчера вечером, на которой написано Согласовать.
2. Не обязательно использовать какую то профф систему документооборота, достаточно любого веб сервиса, трекера и прочего. Посмотрите ОТРС или подобные.

Comments

[azsx]

> Этого будет достаточно в дальнейшем при предъявлении например в отчетных органах, когда попросят показать подписанный документ.
Если это сторонние отчетные органы, то нет. Надо получать персональные сертификаты у УЦ приличного в РФ.
Если внутри фирмы, то как предварительно все приказы напишите, но лучше сертификат, а не пароль. С сертификатами то на практике будут одно допущения в идентификации, а с пароля ваще ловить нечего, всё будет подписывать секретарь.

[Руслан Галиев]

Евгений Быченко: У нас в компании штат сильно разбросаны по стране, и часто случаются ситуации когда печатные документы теряются. Поэтому поставили задачу изучить этот новый для меня вопрос.
Т.е. достаточно того что пользователь зашел под своими учетными данными нажал на кнопку "Согласовать" и это будет учитываться в журнале системы. Этого будет достаточно в дальнейшем при предъявлении например в отчетных органах, когда попросят показать подписанный документ. Пример документа: Инструкция по технике безопасности.

[Макс]

Руслан Галиев: если Вы во внутренних документах опишите это действие как АСП - аналог собственноручной подписи, то да.

[Клёвый Админ]

azsx: как бы об этом я отдельно упомянул. Читайте внимательно.

[Клёвый Админ]

Руслан Галиев: для гос органов нет, если ваш документ является документов отчётности (строгой или нет), значит этого недостаточно, а вот для документов не отчётных - а их много, поверьте, достаточно будет просто "Согласовать", если об этом предварительно было "договорено с сотрудниками" (о чём я и написал)

[Клёвый Админ]

Макс: +1

[Руслан Галиев]

Евгений Быченко: Пример документа: Инструкция по технике безопасности. Для данного документа достаточно будет кнопки согласовать? Или например НЭП хватит?

[Клёвый Админ]

Руслан Галиев: имхо легко хватит согласования. В смысле, что для такого хватит задачи в любом таск трекере "ознакомиться с инструкцией по ТБ" и кнопка Выполнил \ прочитал. Всё. Как бы задача решена - считай прочитал.

Но опять же, не хочу чтобы вы меня ловили за рукав. Если у вас там опасное производство и возможность умереть от передоза радиации - то, само собой, вы знаете лучше меня, что нужно чтобы был образец днк, биопсия печени, подпись при свидетелях и видеозапись, никакого ПЭП в этой ситуации не хватит =)

[Руслан Галиев]

Евгений Быченко: Очень доходчиво объяснили. Спасибо за предоставленные ответы.

Answer 2

[lukoie]

смотрите redmine, liferay, alfresco, owncloud
если нужно именно подписи (пойдут pgp, gpg, ssl etc) - надо допиливать, но это возможно

Answer 3

[Сергей]

Citeck EcoS