Как бороться с растаскиванием/многократным дублированием файлов/папок на файловом сервере?

Question

[Дмитрий Шумов]

Коллеги, приветствую!
Подскажите пожалуйста, кто как бореться с растаскиванием/многократным дублированием файлов/папок на файловом сервере? Когда, допусти пакет документов по договору, через одного старается задублировать у себя в папке на сетевом ресурсе....
Понятно, что можно подключить административный ресурс, но интересуют в первую очередь технические решения.

Comments

[Adamos]

Административный ресурс бывает разным. Если просто всех поругать - это, конечно, работать не будет.
А вот если разобраться, почему в рабочем процессе кому-то требуется дублировать файлы и разводить бардак - можно прийти к внедрению онлайн-офиса, например... а лучше, конечно - CRM. Чтобы работать с информацией, а не преодолевать.

[hint000]

Поддерживаю насчет CRM ЭДО (системы электронного документооборота). Но если "здесь и сейчас", без бюджета, без внедрения и чисто технически, то раскладывается на два пункта:
1. поиск дубликатов;
2. замена найденных дубликатов на hard link'и.
В свою очередь, поиск дубликатов - это:
1.1. поиск файлов одинакового размера;
1.2. среди них поиск файлов с одинаковым хешем.
Если суммарный объём файлов слишком велик для частого такого поиска, то сокращаем работу:
1.1a. поиск файлов одинакового размера и при этом с одинаковым именем;
1.2. среди них поиск файлов с одинаковым хешем; в этом случае приносим в жертву скорости (оставвляем ненайденными) переименованные дубликаты.

[Adamos]

hint000,

CRM ЭДО

Зависит от бизнеса. Я своим подопечным настрогал несколько внутренних систем на замену копания в офисных файликах, при этом документооборот им никуда не впился.

[hint000]

Adamos,

при этом документооборот им никуда не впился

Смотря какое определение давать "документу". По мне так всякое взаимодействие в бизнесе, если оно не в устной форме, значит в форме какого-то документа, бумажного или электронного. А взаимодействие в форме электронных документов - это по определению и есть электронный документооборот (как процесс), даже если никакая специальная система для этого не внедрена.

[Adamos]

hint000, рабочие материалы в офисном формате - это не документы.
Попытки учета, накопления и анализа информации в файликах Ёкселя - это не взаимодействие.
Учетка в цеху, которая нужна только для взаимодействия менеджера и мастера, не требует оборота и хранения (собственно, заменяется генерируемой страницей сайта, когда система обработки прочей информации выстроена).
И так далее.
Ну нечего моим "оборачивать" ;)

Answer 1

[Василий Банников]

Если хочется решить проблему неэффективного использования места, то можно включить сжатие / дедупликацию на уровне файловой системы.

Если хочется решить проблему беспорядка, то думайте над внедрением какой-нибудь учетной системы для документов и учите сотрудников ею совместно пользоваться.

Answer 2

[Diman89]

Дедупликация, либо периодическйюий запуск софта который ищет дубликаты

Answer 3

[Alexey Dmitriev]

Как уже писали выше, это нужно решать внедрением документооборота.
А технически, для более расширенного управления файлами, включая в том числе их классификацию и управление классами - для Windows Server есть FSRM.

Answer 4

[rPman]

Научите делать ярлыки, вместо копирования.

Но вообще то, проблема и решение зависит от причины, зачем пользователи это делают. Возможно использовать общий файл им не удобно? Общий файл одновременно сложно использовать по причине программы, его открывающей?

Решение может оказаться на столько дорогим (переделать программу) что проще подключить административный ресурс, а следить за исполнением внешними скриптами... Кстати, теми же скриптами можно около дубликата создать ссылку на оригинал?