Всё "просто". Нанимаете разработчика, который по этому ТЗ напишет систему документооборота.
Хотя и непонятно, зачем что-то ещё, если и так приходится использовать Диадок, Сбис.
Имеет смысл чётко сформулировать, чем не устраивает просто Диадок, чем не устраивает просто Сбис и т.д.