Как создать динамично-пополняемую базу знаний, состоящую из нескольких тысяч документов?
Всем привет!
У нас в компании появилась такая задача:
Нужно придумать динамично-пополняемую базу знаний, преимущественно состоящую документов. Сейчас у нас около 2к файлов, пополнять планируем примерно на 1к в год. Объем документов сейчас примерно 3 ГБ, каждый год будет добавляться примерно 1ГБ.
Из требований:
Каждому файлу должны быть присвоены определенные теги (год создания, авторство, раздел, категория и так далее) и краткое описание. Поиск файла должен осуществляться с помощью присвоенных тегов и/или ключевых слов в описании. Также различным файлам с определёнными тегами (например, «для внешнего пользования») должен быть присвоен отдельный уровень доступа – какие-то файлы доступны для обычного пользователя, а какие-то – нет. В базе должно быть несколько уровней доступа: админ, админ с ограниченными правами и просто чтение документации.
Для решения пробовали несколько инструментов:
1. Excel – все хорошо, но есть проблемы со сложностью добавления новых файлов и разграничением прав доступа (прикрепляли файлы ссылками на Google Drive). Менять доступ к каждому файлу вручную через GD для нескольких сотен файлов довольно муторно и долго. Также такой вид базы из-за обилия макросов некорректно работает на смартфонах и планшетах.
2. Confluence от Atlassian – легко добавлять новые файлы, но есть проблема с поиском по тегам: wiki позволяет искать по тегам только с союзом «или», а нужно искать с союзом «и». Вторая проблема – это разграничение прав доступа, так как можно ограничивать просмотр только к страницам и подстраницам, но не к отдельным документам, прицепленным к ним.
3. Яндекс Wiki – проблемы схожие с Confluence.
Сейчас смотрим в сторону Evernote и собственного сайта, но подозреваем, что Evernote, вероятно, будет обладать теми же проблемами, что и другие Wiki, а разработка сайта довольно долгий процесс.
Платная подписка на сервис или единоразовый платеж за разработку не сильно пугают, если речь идет не о космических деньгах :).
Кто-нибудь сможет посоветовать какое-нибудь решение?
Если вам именно так и нужно
т.е. не искать внутри документов, а искать по вручную добавленным метаданным (год создания, авторство, раздел, категория и так далее + краткое описание)
(! теги - это другое)
то проще толковому студенту дать задачу, он сделает в виде если не курсовой, то диплома
Василий Назаров, Василий, почему теги - это другое? Например, есть сотня документов, которые относятся к одному автору, почему их нельзя отметить тегом этого автора?
OZHen, это вопрос терминологии, но всё-таки в основном тег - это быстрая привязка какой-то темы
вроде как
#срочно
#важныйклиент
#клиентмудак
при этом #срочно - это тег, но не поле метаинформации "срочность"
я с вами не спорю, видимо, вы считаете, что тег - это комбинация "тип тега: значение", что тоже может быть, но лучше называть это полем/ключом метаданных