1) Хранить разработку в git или другой вершнконтрол системе.
2) Пишите задачи в gitlab например, там и задачи распределить на кого-то конкретного можно, и "вес" задачи задать, и время обозначить милестоунами, и в то же время достаточно простой инструмент.
3) Как написали выше - за постановку задач отвечает 1(!) человек, желательно умеющий четко определить задачу и разбить на этапы в случае необходимости. Если кто-то хочет поставить задачу - через него, иначе понесется ж*па по кочкам - кто во что горазд.
4) Контроль! Проверка задач раз в 2-3 дня, или чаще, раздача пенделей/плюшек. Некоторые устраивают из этого соцсоревнование с вымпелами и звездами, лично меня это больше раздражает нежели мотивирует/радует, но тут каждый решает сам.