1. Если на первом месте стоит удобство работы для конечного пользователя, то я бы выбрал из платных Confluence, из бесплатных Xwiki. Но если нет желания разбираться в администрировании и хочется простоты, то я бы выбрал Dokuwiki
2. БД это таблицы в явном или неявном виде, например списки или таск мэнеджер. Я дружелюбнее xwiki движка для пользователя не встречал.
XWiki — это вики второго поколения, написанная на на языке Java, лицензия распространения LGPL, функциональность включает в себя блог, инструменты API, комментарии, аутентификацию по LDAP, экспорт страниц в PDF. Так же есть возможность программирования скриптов (Velocity, Groovy, Python, Ruby and PHP) и поддержки синтаксиса популярных Вики-движков (Confluence, JSPWiki, Creole, MediaWiki, and TWiki). Используется многими компаниями по всему миру. 25 языков интерфейса, включая русский.
Из минусов - мало кто использует среди русскоговорящих.
www.xwiki.org/xwiki/bin/view/Main/WebHome
моя статья с примером портативной настроенной версии под себя, правда с тех пор много воды утекло, фич стало ощутимо больше.
https://habrahabr.ru/post/279101