Для ограниченного доступа - FullAccess нужно забрать и дать право Read, далее настраиваются права на папки через Outlook или PowerShell, а пользователь подключает чужой ящик как дополнительный.
1. Создать группу "Read Only" для тех, кому запрещено удаление писем, группа должна быть MailEnabled;
2. Добавить пользователя в эту группу, удалить из FullAccess;
3. Через Powershell дать права на п/я:
Add-MailboxPermission -Identity test@domain.com -User "test-Reviewers" -AccessRights ReadPermission -InheritanceType all
Add-MailboxFolderPermission -Identity test@domain.com -User "test-Reviewers" -AccessRights Reviewer
4. Через Outlook или Powershell дать права на все папки ящика группе "Read Only":
Add-MailboxFolderPermission -Identity test@domain.com:\Inbox -User "test-Reviewers" -AccessRights Reviewer