Артемий

Зафиксируйте бизнес требования, под эти бизнес требования за отдельную стоимость сделайте проект системы, а из проекта системы уже будет понятна стоимость разработки.

Можно взять в союзники архитектора/аналитика и тимлида и привести проекты в порядок. С таким результатом можно смело смотреть в будущее.

Я считаю правильный процесс такой:
Архитектор | аналитик делает проект системы. Часть проекта это структура интерфейса. На структуру интерфейса дизайнер накладывает дизайн, UX инженер накладывает конкретные компоненты, которые реализуют функционал структуры интерфейса, а уже в конце верстальщик верстает фронт в дизайне по структуре интерфейса с учетом UX

TaskCoach

DokuWiki с парой плагинов решит вашу задачу. Альтернатива GRUD с правами доступа сделать на любом распространенном фреймвоке и бандле к фреймвоку.

Все зависит от ситуации. Если у вас прокрастинация это одно, а если параличь анализа - это другое.

Есть рыночные ставки на типовые работы, есть рыночные ставки на час работы фрилансера, есть особенности технологии реализации влияющие на стоимость. Отсюда на основании проекта системы можно посчитать общую стоимость. Общая рекомендация умножить полученный результат на коэффициент (все по разному берут в среднем 1,5...2).
p.s. темы с изменениями в требованиях и недостатком данных на входе это отдельная песня.