Есть понятие предпроектного обследования, когда собираются требования и грубо оценивается время-ресурсы-бюджет. Для типовых проектов обычно можно спросить примерный порядок цен у более опытных коллег или просто поискать стоимость проекта на сайтах компаний-интеграторов в интернете, что-то уникальное встречается в работе редко, наверняка есть уже реализованные примеры.
И прежде чем показать оценку заказчику - умножить полученную оценку на 3 (как по срокам, так и по бюджету), это условный коэффициент "если что то недооценено", выведен опытным путем за более чем 10 лет работы на самых разных проектах.